Кадровое делопроизводство. Трудовой кодекс. Трудовое право.

[Adm]

Кадровое делопроизводство. Трудовой кодекс. Трудовое право.

Полезная информация в шапке и теме постоянно обновляется, читайте новые статьи и рекомендации в сообщениях ниже!

У нас есть отдельный раздел форума для самых интересных новостей, полезных статей и их обсуждения по данной тематике, который находится ЗДЕСЬ.

Что нужно знать о трудовых правах каждому работнику - смотреть ЗДЕСЬ.

Что нужно знать о трудовых правах каждому работнику. Часть 2 - смотреть ЗДЕСЬ.

Защита трудовых прав работников. Способы защиты своих прав. Все нюансы и образцы заявлений в суд - смотреть ЗДЕСЬ.

Порядок обращения о нарушении трудовых прав в Прокуратуру или Трудовую Инспекцию. Образцы заявлений и жалоб в трудовую инспекцию и/или в Прокуратуру о нарушении трудовых прав - смотреть ЗДЕСЬ.

Если Вас вынуждают уволиться по собственному желанию: что делать - смотреть ЗДЕСЬ.

Злоупотребление правом в трудовых отношениях - смотреть ЗДЕСЬ.

Дискриминация работника со стороны работодателя - смотреть ЗДЕСЬ.

Все важные изменения законодательства с 01.01.2014г, о которых нужно знать бухгалтеру, в одной таблице. Платёжные поручения в формате Doc - смотреть ЗДЕСЬ.

Рекомендации Федеральной службы по труду и занятости по вопросам соблюдения норм трудового законодательства, регулирующих порядок предоставления работникам нерабочих праздничных дней - смотреть ЗДЕСЬ.

Новая подборка унифицированных форм первичной и вторичной документации - скачать ЗДЕСЬ.

__________________________________________________________________________________

Вопросы нарушения трудового законодательства. Государственная инспекция труда в города Москве.

115582, Москва, ул. Домодедовская, д. 24, корп. 3

Контактный телефон: (495) 343-91-90

Консультацию по вопросам трудового законодательства Вы можете получить в "on-line" режиме по вторникам, пользуясь системой СКАЙП, используя позывной "gitmoscow"

Кадровое делопроизводство. Трудовой кодекс. Трудовое право. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Кем заменить отпускника, ушедшего в отпуск.

Есть несколько вариантов временно заменить отсутствующего работника, за которым сохраняется рабочее место, – временный перевод, внешнее или внутреннее совместительство, совмещение профессий (должностей).

Разберемся с юридическими нюансами, плюсами и минусами, а также процедурой оформления каждого из них.

Сезон отпусков – «головная боль» кадровика. Ведь приходится то и дело закрывать «кадровые дыры»: рабочий и управленческий процессы в отпуск не отправишь. Как быстро и безболезненно решить проблему оформления замещения временно отсутствующего работника, расскажет наша статья.

ТК РФ предлагает несколько вариантов замены временно отсутствующего работника, за которым сохраняется его рабочее место:

• временный перевод на его место другого сотрудника;
• трудоустройство человека со стороны (внешнее совместительство);
• совмещение профессий (должностей);
• внутреннее совместительство.

Все перечисленные варианты имеют свои юридические нюансы и к тому же отличаются друг от друга порядком оформления. В некоторых случаях возможен только один вариант оформления, а другой будет признан незаконным. Чтобы не быть голословными, рассмотрим особенности всех вариантов замены отпускника.

Временный перевод сотрудника

Один из способов закрытия «кадровой дыры» в сезон отпусков – временный перевод сотрудника. Как гласит ст. 72.2 ТК РФ, временный перевод работника, помимо прочих обстоятельств, «осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы». Срок – до его выхода на работу.

К сведению:
При временном переводе сотрудник перестает исполнять свои основные обязанности, предусмотренные трудовым договором, и полностью работает за другого сотрудника.

Обязательным условием такого временного перевода является соглашение сторон. В ст. 72 ТК РФ сказано, что изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, которое должно быть оформлено в письменном виде. Таким образом, при временном переводе сотрудника для замещения временно отсутствующего работника следует составить документ под названием «Соглашение сторон об изменении определенных сторонами условий трудового договора в связи с временным переводом работника на другую работу для замещения временно отсутствующего работника». В нем необходимо указать все изменения условий труда, которые произошли в связи с переводом (новая трудовая функция, режим рабочего времени, заработная плата, структурное подразделение и т.д.). Образец оформления документа см. в Примере 1.

Пример 1



Поясним разницу между получением согласия работника (как, например, в случае с совмещением) и соглашением сторон (при временном переводе).

Во-первых, соглашение сторон – это отдельный документ, оформленный в письменном виде, а не подпись работника на предложении работодателя о временном переводе с указанием «согласен» или подпись работника в приказе о переводе. Во-вторых, соглашение сторон обязательно для обеих сторон и предполагает равноправную возможность определения будущих условий труда. Следовательно, и в случае досрочного перевода сотрудника на прежнюю должность недостаточно будет лишь приказа работодателя или извещения от работника. Также нужно будет заключить еще одно соглашение – об изменении условий трудового договора.

К сведению:
В пункте о сроке временного перевода лучше не указывать предполагаемую дату выхода отпускника на работу, даже если она, казалось бы, известна. Ведь человек может внезапно заболеть в отпуске – и дата выхода сдвинется на неопределенное время.

На основании изменения к трудовому договору работодатель должен издать приказ о временном переводе работника по унифицированной форме № Т-5 (порядок заполнения формы см. в Примере 2).

Пример 2



Далее отражаем сведения о временном переводе в личной карточке работника (форма № Т-2) в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». Основанием внесения записи будет являться изданный ранее приказ по форме № Т-5 (см. Пример 3).

Пример 3



Существует мнение, что сведения о временном переводе не вносятся в личную карточку. Оно основано на том, что в раздел III вносятся сведения только на основании записей, сделанных в трудовой книжке работника. А, как следует из п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», запись о временном переводе в трудовую книжку не делается.

Однако мы полагаем, что информация о временном переводе все-таки должна быть отражена в личной карточке работника. И вот почему. В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, есть упоминание о том, что в разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под личную подпись. Как видим, законодатель говорит просто о переводе, без разделения его на постоянный или временный. Еще одним доводом в пользу нашей точки зрения является то, что временный перевод (как и постоянный) также оформляется с помощью приказа по форме № Т-5. При этом в разделе о заполнении приказа по указанной форме сказано, что на основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу в том числе делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)).

Возвращаем работника «на место»

Когда основной работник появится после отпуска, сотрудника, его заменяющего, надо вернуть на прежнюю должность. Как это оформить?

С одной стороны, ТК РФ не предписывает составлять никаких соглашений об обратном переводе (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Из буквального толкования кодекса следует, что обратный перевод осуществляется автоматически, с выходом прежнего работника на свое место. Но если основной работник вернется, а заменяющий его сотрудник не потребует предоставления ему прежнего места и работодатель не предоставит ему его (такое может произойти по разным причинам, самые банальные из которых – отсутствие руководителя организации и «забывчивость» его зама), возникнет неприятная ситуация – два человека окажутся на одной должности. Поэтому рекомендуем письменно уведомить работника о предоставлении ему прежнего места работы в произвольной форме (см. Пример 4).

Пример 4



Если вы внесли запись о переводе в личную карточку работника, то следует там отразить и обратный перевод (см. Пример 3). Основанием такой записи может стать приказ о предоставлении прежней работы. На его составлении, как правило, настаивает именно бухгалтерия, особенно если в приказе о временном переводе не указана конкретная дата возврата сотрудника. Составить приказ по форме № Т-5 довольно сложно, поскольку не ясно, что указывать в графах «Прежнее место работы» и «Новое место работы». Поэтому рекомендуем составить приказ в произвольной форме (см. Пример 5).

Пример 5



Совмещение профессий (должностей)

Вопросы исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы, а попросту – совмещение регулируются ст. 60.2 и 151 ТК РФ.

Основные моменты, которые следует учесть при совмещении:

1. Работник выполняет дополнительную работу, не освобождаясь от основной работы, определенной трудовым договором. При этом выполняет он ее в рамках основного рабочего времени.

2. Работнику можно поручить дополнительно выполнять как аналогичную работу (в этом случае речь идет об увеличении объема работ, расширении зон обслуживания), так и работу по другой должности или профессии (здесь происходит совмещение).

3. Поручить выполнение дополнительной работы можно только с письменного согласия работника.

Согласно ст. 151 ТК РФ при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы работнику производится доплата. Ее размер устанавливается по соглашению сторон трудового договора.

К сведению:
ТК РФ обязывает работодателя производить доплату даже без соглашения. В соглашении лишь прописывается размер этой доплаты. Такой вывод подтверждает решение Аркадакского районного суда Саратовской области от 30.03.2010 № 24. Суд обязал выплатить бухгалтеру определенную сумму в качестве доплаты за совмещение должности кассира, притом что соглашения об этой доплате не было.

1. Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении. Только для этого необходимо предупредить другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня.

2. Внимание: ограничения! Существует ряд нормативных правовых актов, которые запрещают работникам, занимающим определенные должности, совмещать некоторые другие должности (профессии). Например, согласно п. 6 ст. 35 Закона РФ от 10.02.1997 № 3266-1 «Об образовании» руководителям государственных и муниципальных образовательных учреждений совмещение их должностей с другими руководящими должностями (кроме научного и научно-методического руководства) внутри или вне образовательных учреждений не разрешается.

До сих пор действует Положение о главных бухгалтерах, утвержденное постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59, в п. 7 которого сказано, что на главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности. Можно возразить, что нормативные акты, принятые в период СССР, действуют лишь в части, не противоречащей ТК РФ, а в нем такого запрета нет. Однако, руководствуясь здравым смыслом и Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 № 373-П, при указанном совмещении главный бухгалтер становится подотчетен сам себе, поскольку материально ответственные лица подчиняются именно главбуху. Поэтому лучше не допускать такого совмещения должностей.

Исходя из сказанного, приведем примеры документов, которые необходимо оформить при совмещении. Итак, для начала получаем письменное согласие работника на выполнение дополнительной работы. Оно может быть выражено в виде соответствующей отметки на письменном предложении работодателя о замещении временно отсутствующего сотрудника (см. Пример 6). Также сам работник может проявить инициативу и подать заявление с просьбой о замещении (см. Пример 7).

Пример 6



Пример 7



Следующим этапом будет заключение соглашения. Заметим, что при расширении зон обслуживания либо при увеличении объема работ определенные сторонами условия трудового договора не меняются. Поэтому следует заключать соглашение о расширении зон обслуживания либо соглашение об увеличении объема работ, а не дополнительное соглашение к трудовому договору. Другая ситуация возникает при совмещении должностей (профессий). Здесь изменяется трудовая функция работника. Поэтому нужно оформить соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора в связи с совмещением должностей (профессий).

На основании ст. 151 ТК РФ основной момент, который следует отразить в соглашении, – размер доплаты, положенной работнику за совмещение. Если меняется трудовая функция, на это также необходимо указать в соглашении.

Пример 8



Третьим этапом будет издание приказа о совмещении должностей/профессий (расширении зон обслуживания либо об увеличении работ). Унифицированной формы такого приказа не существует, поэтому можно издать приказ в произвольной форме (см. Пример 9). В приказе должны быть отражены срок, на который оформляется совмещение, вид, содержание и объем дополнительной работы, а также размер доплаты.

Пример 9



Штатный заместитель

На практике нередко возникает вопрос, положена ли доплата штатному заместителю руководителя, если в отпуск уходит руководитель и его обязанности возлагаются на штатного заместителя. С одной стороны, казалось бы, не положена – ведь на то он и штатный заместитель, чтобы «перехватывать знамя» на время отсутствия непосредственного начальства. Но в действительности у заместителей полно собственных обязанностей. Как правило, они курируют отдельные направления деятельности компании, а не сидят сложа руки, дожидаясь отлучки руководителя. А с уходом в отпуск руководителя заместителю приходится буквально ночевать на работе. Плюс дополнительная ответственность. На чьей стороне закон?

Повторимся, что при буквальном прочтении ТК РФ на стороне работника. Он обязывает работодателя производить доплату даже без соглашения. В соглашении лишь прописывается размер этой доплаты. Кроме того, согласно абз. 2 п. 1 разъяснения Госкомтруда СССР № 30, ВЦСПС № 39 от 29.12.1965 «О порядке оплаты временного заместительства» при замещении вышестоящего по должности работника заместителю выплачивается разница между его фактическим окладом (должностным, персональным) и должностным окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). При этом оговорка, что такая доплата не положена штатным заместителям, признана недействительной определением Кассационной коллегии ВС РФ от 11.03.2003 № КАС03-25.

Но как быть, если в должностной инструкции заместителя четко прописано, что одной из его обязанностей является «исполнять обязанности руководителя в случае его отсутствия на рабочем месте»? Предполагается ли здесь доплата? В письме Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897 указано следующее. Если в должностных инструкциях отдельных категорий работников предусмотрены случаи, когда в период отсутствия на рабочем месте другого работника со схожей трудовой функцией они исполняют их обязанности, доплата не положена. Указанный вывод основан на том, что в описанных случаях работа выполняется в рамках заключенного трудового договора, поскольку должностная инструкция является его неотъемлемой частью.

Тем не менее хотелось бы поспорить с данным выводом. Как мы уже говорили, заместитель заместителю рознь. Где-то заместителя берут на работу именно для замещения руководителя, поскольку тот по характеру работы постоянно в разъездах. Соответственно, и заработную плату заместителя устанавливают с учетом такой особенности и не делают никаких доплат. Здесь все справедливо. В других же компаниях заместитель выполняет абсолютно иной функционал и период отъезда руководителя становится для него просто авралом. Кроме того, упомянутое выше письмо не учитывает «увеличение объема работ», о котором говорится в ст. 60.2 ТК РФ. А в данном случае увеличение явно происходит, да еще какое! Поэтому, на наш взгляд, доплата заместителю все-таки положена.

Совместительство – внутреннее и внешнее

Работе по совместительству посвящена гл. 44 ТК РФ. Для замены отпускника совместитель – довольно неудобный вариант, так как он неминуемо влечет заключение с совместителем трудового договора, оформление горы других бумаг, ведение табеля учета рабочего времени. Кроме того, при совместительстве существует довольно много ограничений.

Однако бывают случаи, когда заменить ушедшего в отпуск работника, кроме как совместителем, больше некем. Например, если нужно заменить узкоспециализированного работника, который исполняет специфические обязанности, и найти ему замену очень не просто.

Поэтому не будем останавливаться подробно на этом варианте, а выделим лишь основные моменты, которые актуальны именно в нашем случае – когда на работу по совместительству принимается человек, чтобы заменить отпускника.

Обратить внимание нужно на следующее:

1. Согласно ст. 282 ТК РФ работник-совместитель выполняет работу в свободное от основной работы время. Данная работа является регулярной (в отличие от сверхурочной работы) и оплачиваемой.

2. Совместителем может стать как работник организации (здесь будет иметь место внутреннее совместительство), так и человек со стороны (внешний совместитель).

3. С совместителем обязательно заключается трудовой договор (в нашем случае – срочный)! Следовательно, если вы решили заменить отпускника совместителем из числа своих же работников, то с ним нужно заключать отдельный срочный трудовой договор, в котором прописывается условие о совместительстве, а не дополнительное соглашение к основному трудовому договору.

4. Продолжительность рабочего времени совместителя не должна превышать четырех часов в день (либо половины месячной нормы рабочего времени). Однако работник может работать по совместительству полный рабочий день (смену) в дни, когда он:

• свободен от основной работы;
• приостановил работу в соответствии с ч. 2 ст. 142 ТК РФ;
• отстранен от работы в соответствии с ч. 2 и 4 ст. 73 ТК РФ.

5. Нельзя принимать на работу по совместительству следующих лиц:

• несовершеннолетних (ч. 5 ст. 282 ТК РФ);
• граждан, которых принимают на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если их основная работа связана с такими же условиями (ч. 5 ст. 282 ТК РФ);
• прокурорских работников (кроме преподавательской, научной и творческой деятельности) (п. 5 ст. 4 Закона от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации»);
• граждан, которых принимают на работу, связанную с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств, если по основному месту работы они исполняют те же трудовые обязанности (ч. 1 ст. 329 ТК РФ). Перечень должностей и профессий, на которые распространяется это ограничение, утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2008 № 16;
• судей (кроме преподавательской, научной и творческой деятельности) (п. 3 ст. 3 Закона от 26.06.1992 № 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации»).

6. Запись в трудовую книжку о совместительстве вносят только по желанию работника.

Вопрос в тему

В одном структурном подразделении нашего химзавода числятся три специалиста-технолога. Один из сотрудников ушел в отпуск на месяц. Заменить его может только один из специалистов. Но оформить совмещение мы ему не можем, потому что в основное рабочее время он не сможет выполнять еще и чужую работу. Можно ли оформить внутреннее совместительство на ту же должность, на которой он уже работает как на основной, или лучше привлекать его к сверхурочной работе каждый день на время отпуска его коллеги?

Сначала выясним, можно ли оформить совместительство у того же работодателя на ту же должность. С одной стороны, нельзя, так как согласно ст. 282 ТК РФ под совместительством понимается выполнение другой регулярной оплачиваемой работы у того же или иного работодателя. Но что понимается под «другой работой»? Четкого определения ТК РФ не дает. Обратимся к официальным разъяснениям. В письме Роструда от 01.06.2011 № 1495-6.1 сказано, что под другой работой можно понимать деятельность в свободное от основной работы время в рамках самостоятельного (другого) трудового договора. При этом ст. 98 ТК РФ, которая ранее разрешала внутреннее совместительство только по иной профессии, специальности или должности, утратила силу с 06.10.2006.

Таким образом, работа по внутреннему и по внешнему совместительству может быть по любой профессии, специальности, должности, в том числе аналогичной той, которая выполняется по основному месту работы.

В вопросе читатель не указал на условия труда специалистов-технологов. При решении вопроса о совместительстве следует учесть, что согласно ч. 5 ст. 282 ТК РФ не допускается работа по совместительству, в частности, на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа сотрудника связана с такими же условиями.

Что касается сверхурочной работы, то согласно ст. 99 ТК РФ помимо прочих ограничений ее продолжительность не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. То есть она может носить эпизодический, а не постоянный характер. При нарушении порядка привлечения работника к сверхурочной работе работодатель несет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Насколько видно из вопроса, работодатель намерен привлекать работника к сверхурочной работе регулярно. Поэтому вряд ли получится соблюсти данное ограничение. Таким образом, в рассматриваемой ситуации лучше остановиться на внутреннем совместительстве.

Заключаем срочный трудовой договор

О срочном трудовом договоре читайте статью «Проблемы срочных трудовых договоров» на стр. 28 журнала № 7’ 2012

Согласно ч. 1 ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор заключается в том числе на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы.

Поскольку, вероятнее всего, срочный договор будет заключен сроком менее чем на два месяца, к нему будут применимы правила, установленные главой 45 ТК РФ.

А именно:

• невозможно установить работнику испытательный срок;
• при досрочном увольнении работник обязан предупредить работодателя не за 2 недели, а лишь за три календарных дня;
• работникам выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы.

Рассмотрим сложные ситуации, которые могут возникнуть на практике.

Продление договора

Можно ли продлить срочный договор, если отпускник, на время отсутствия которого взяли «срочника», заболел или, предположим, взял отпуск за свой счет? Начнем с совета: при заключении срочного договора не стоит ограничивать его конкретными датами. Всякое может произойти. Поэтому лучше указывать на событие, при наступлении которого срочный договор будет прекращен. Какую формулировку следует применить в данном случае? Если мы напишем «на время ежегодного оплачиваемого отпуска работника N», то опять окажемся в сложной ситуации: отпуск-то закончился, а работник на рабочем месте не появился. Поэтому следует написать: «до выхода на работу временно отсутствующего работника N, за которым сохраняется основное место работы».

Если вы все-таки указали конкретную дату окончания действия срочного договора, а прекратить его в этот день вы не можете, то следует уволить сотрудника в связи с истечением срока трудового договора и заключить с ним новый срочный договор. Давайте разберемся, почему нельзя продлить существующий.

При буквальном прочтении ТК РФ видно, что после истечения своего срока срочный трудовой договор либо прекращает свое действие, либо, если ни одна из сторон не потребовала его прекращения, продолжает свое действие, но уже в статусе заключенного на неопределенный срок. Возможности продления срочного договора ТК РФ не предоставляет. Это правило косвенно подтверждают исключения из него, когда срочный трудовой договор продлевается по письменному заявлению беременной сотрудницы до окончания беременности (ч. 2 ст. 261 ТК РФ) либо когда сотрудник избирается по конкурсу на замещение ранее занимаемой им по срочному трудовому договору должности научно-педагогического работника (ч. 8 ст. 332 ТК РФ).

Беременная «срочница»

Как быть, если работница, временно исполняющая обязанности отпускника, с которой заключен срочный трудовой договор, принесла справку о беременности? Здесь только один вариант: предложить беременной сотруднице иную работу. Если у работодателя нет такой возможности либо «срочница» сама отказалась от предлагаемой вакансии, то срочный трудовой договор прекращается.

Учтите, что беременной можно предлагать лишь работу, которую она может выполнить по состоянию здоровья (даже на нижестоящей должности). Об этом указано в ч. 2 ст. 83 ТК РФ.

Увольнение «срочника»

Бывает, что «срочник», которого приняли на работу временно исполнять обязанности отпускника, заболел. На его место приняли на работу нового работника, с которым также заключили срочный трудовой договор. Можно ли уволить первого «срочника» до истечения срока действия его договора? Вспомним об общем правиле, которое запрещает увольнять работника по инициативе работодателя в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Исключение составляют лишь случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем. Такой вывод также подтверждает постановление ФАС Северо­-Кавказского округа от 23.08.2011 по делу № А32-6455/2010, где работницу­-«срочницу», находящуюся в ежегодном оплачиваемом отпуске, уволили по инициативе работодателя.

При этом вы вправе уволить сотрудника в связи с истечением срока действия трудового договора, даже если он в то время все еще находится на больничном. Ведь такое увольнение не будет являться увольнением по инициативе работодателя. Напоминаем, что сотрудника о предстоящем увольнении следует предупредить за три календарных дня.

Кем заменить отпускника, ушедшего в отпуск. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Учет не выданной в срок заработной платы.

Любой бухгалтер может рано или поздно столкнуться с ситуацией несвоевременной выплаты заработной платы работникам. Порядок учета таких операций и последствия для организации зависят, прежде всего, от причин нарушения сроков оплаты труда.

Заработная плата не выплачена по вине работодателя

Одной из основных обязанностей работодателя согласно ст. 22 ТК РФ является выплата в полном размере и в установленные сроки причитающейся работникам заработной платы. Трудовое законодательство содержит четкие нормы в отношении сроков, порядка и места выплаты. Этот вопрос регламентируется, прежде всего, ст. 136 и 140 ТК РФ, а также коллективными договорами, иными локальными актами.

По общему правилу, заработная плата должна выплачиваться не реже, чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. Это принципиальный момент: выплата зарплаты один раз в месяц (даже если это производится по "желанию работника" или по "соглашению между работником и работодателем") – однозначно квалифицируется как нарушение трудового законодательства (письмо Роструда от 01.03.07 № 472-6-0).

Нужно отметить, что Роструд в письме от 08.09.06 № 1557-6 разъяснил: кроме формального выполнения работодателем требования о выплате заработной платы не реже двух раз в месяц, при определении размера аванса следует учитывать фактически отработанное работником время (фактически выполненную работу).

Особое внимание следует обратить на то, что при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата производится накануне этого дня. К примеру, если сроки выдачи заработной платы установлены "20-го числа текущего месяца и 5-го числа следующего месяца", то первую часть зарплаты за май следовало бы выдать 20 мая, однако поскольку в 2012 г. этот день приходится на воскресенье, фактически выплатить зарплату за первую половину мая работодателю придется 18 мая, в пятницу.

Оплата отпуска должна производиться не позднее, чем за три дня до его начала. А рассчитаться с увольняемым работником необходимо в день увольнения. Если же в этот день он не работал, все причитающиеся ему суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Ответственность организации-работодателя и ее руководителей

На практике нередки случаи нарушения организациями установленных сроков выплаты заработной платы, иногда это связано с недобросовестностью работодателя (работников аппарата управления, ответственных за осуществление расчетов с персоналом), но бывают и случаи, когда организации просто нечем выплачивать зарплату и отпускные. Причинами тому могут быть как неэффективное управление и нерациональное планирование денежных потоков, так и непредвиденные ситуации, кризисные явления и другие проблемы. Тем не менее, если сроки выплаты заработной платы нарушены, это в любом случае чревато серьезными последствиями.

Начнем с того, что согласно ст. 236 ТК РФ в случае, если работодатель нарушил установленные сроки выплаты зарплаты, отпускных, выплат при увольнении и других сумм, причитающихся работникам, он должен выплатить денежную компенсацию – проценты в размере не менее 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ в отношении не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после предусмотренного срока выплаты и заканчивая днем фактического расчета (включительно). Выплатить такую компенсацию нужно вместе с основной суммой задолженности (одновременно с погашением долга перед работником).

Главное, что нужно помнить: денежная компенсация должна выплачиваться во всех случаях задержки, вне зависимости от ее причин. Даже в случае, если у организации по не зависящим от нее причинам не было денег, чтобы рассчитаться с работниками вовремя, придется начислять проценты в их пользу за весь период просрочки. Если же компенсация не будет выплачена, это станет еще одним нарушением трудового законодательства, и работники смогут истребовать причитающиеся им проценты в судебном порядке.

Подчеркнем: в ст. 236 ТК РФ установлена нижняя граница компенсации (не менее 1/300 ставки рефинансирования), в конкретной организации коллективный договор может предусматривать и более высокие компенсации.

Если в периоде задержки выплаты заработной платы ставка рефинансирования меняется, расчет производят исходя из периода действия каждой из ставок (т. е. учитывают такое изменение). Хотя конкретных указаний на этот счет в трудовом законодательстве нет, такой подход вытекает из требований здравого смысла.

Анализ нормы ст. 236 ТК РФ позволяет сделать вывод: начислять компенсацию нужно на причитающиеся работнику выплаты, т. е. на сумму к выдаче после удержания НДФЛ.

Выплаченная компенсация является доходом, освобождаемым от налогообложения на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, вне зависимости от того, предусмотрена она в коллективном либо трудовом договоре или нет.

Страховые взносы на сумму компенсации, по мнению Минздравсоцразвития России (письмо от 15.03.11 № 784-19), начисляются на общих основаниях, включая и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Спорить с этой позицией сложно, ведь в соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений. Денежная компенсация (хоть она и представляет собой компенсационную выплату, связанную с материальной ответственностью работодателя перед работником, а не с оплатой за его труд) является выплатой, начисляемой в пользу работника именно в рамках трудовых отношений с ним.

Кроме того, если допущено нарушение трудового законодательства (в том числе и в форме задержки выплаты заработной платы) организация-работодатель и конкретное должностное лицо, допустившее нарушение, могут быть привлечены к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ, но только при наличии их вины в такой задержке.

С организации могут взыскать штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить ее деятельность на срок до 90 суток. На должностное лицо могут наложить штраф от 1 000 до 5 000 руб. А если это лицо уже подвергалось административному наказанию за аналогичное нарушение, повторное нарушение влечет его дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Возможны и более серьезные последствия для управленцев, по вине которых было нарушено трудовое законодательство, а именно – уголовная ответственность, предусмотренная ст. 145.1 УК РФ. Она может быть возложена не только на руководителя организации, но и на руководителя филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения организации.

Правда, в отличие от материальной ответственности, тут решающим фактором является причина задержки. Привлечь виновника к уголовной ответственности можно только в том случае, если доказано, что невыплата совершена именно из корыстной или иной личной заинтересованности.

Частичная невыплата свыше 3 месяцев наказывается штрафом до 120 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 1 года, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 1 года, либо принудительными работами на срок до 2 лет, либо лишением свободы на срок до 1 года. Полная невыплата свыше 2 месяцев наказывается штрафом от 100 000 до 500 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 3 лет, либо принудительными работами на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового, либо лишением свободы на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.

Право работника приостановить работу

Когда работнику задерживают зарплату, он не только может претендовать на денежную компенсацию, но и имеет право приостановить работу. Однако сделать это он вправе не прямо со следующего дня после пропущенного работодателем срока выплаты зарплаты или иных сумм. В соответствии со ст. 142 ТК РФ право приостановить работу (на весь период до выплаты задержанной суммы) возникает в случае задержки выплаты зарплаты на срок более 15 дней. То есть фактически с 16-го дня после истечения установленного срока выплаты заработной платы. Причем работник обязан в письменной форме известить работодателя о приостановлении работы.

В ст. 142 ТК РФ перечислен ряд случаев, когда приостановление работы не допускается.

В период приостановления работы работник имеет право в свое рабочее время отсутствовать на рабочем месте, однако он обязан выйти на работу не позднее следующего рабочего дня после получения письменного уведомления от работодателя о готовности произвести выплату задержанной заработной платы в день выхода работника на работу.

К сожалению, вопросы оплаты работнику периода, в течение которого он приостанавливал работу, в трудовом законодательстве не урегулированы.

В Обзоре законодательства и судебной практики Верховного суда Российской Федерации за четвертый квартал 2009 г. (утв. постановлением Президиума ВС РФ от 10.03.10) было выражено такое мнение: поскольку Трудовым кодексом РФ специально не оговорено иное, работник имеет право на сохранение среднего заработка за все время задержки ее выплаты, включая период приостановления им исполнения трудовых обязанностей. Иными словами, работнику, вынужденно приостановившему работу в связи с задержкой выплаты заработной платы на срок более 15 дней, работодатель обязан возместить не полученный им средний заработок за весь период ее задержки с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере, установленном ст. 236 ТК РФ.

В Определении ВС РФ от 03.09.10 № 19-В10-10 указано: право работников на отказ от выполнения работы является мерой вынужденного характера, предусмотренной законом для стимулирования работодателя к обеспечению выплаты работникам определенной трудовым договором заработной платы в установленные сроки, и это право предполагает устранение работодателем допущенного нарушения и выплату задержанной суммы. А потому за время, когда работник не выходил на работу по причине приостановления работы из-за задержки выплаты зарплаты, ему должен сохраняться средний заработок.

Поскольку отсутствие оплаты труда является противоправным действием (бездействием) работодателя, то именно он в силу ст. 234 ТК РФ должен нести перед работником материальную ответственность в размере его полного среднего заработка. Риск организации производства лежит на работодателе, в силу чего он обязан оплачивать труд своих работников вне зависимости от финансовых результатов своей деятельности. Следовательно, если работники приостанавливают работу ввиду незаконного лишения его работодателем трудиться, последний должен оплатить приостановление работ, как время вынужденного прогула работника.

Повторно приостановить работу уже после того, как работодатель выплатил первоначальный долг по зарплате (теперь уже из-за неоплаты периода приостановки работы), работники не вправе, законодательством это не предусмотрено.

Бухгалтерский учет выплат работникам

Тот факт, что организация, пусть даже по объективным причинам, не может выплатить заработную плату в срок, не освобождает ее от необходимости начислять причитающиеся работникам суммы в общем порядке.

Задолженность перед работниками формируется по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", и именно на этом счете она должна продолжать числиться до тех пор, пока организация не начнет выплаты. Оснований депонировать ее не имеется, ведь депонирование подразумевает, что зарплата не была выдана по причине неявки самого работника, хотя работодатель был готов ее выдавать и получил необходимые деньги из банка в кассу. Тут же обратная ситуация: сама организация задержала выдачу зарплаты, и, при всем желании, у работников нет никакой возможности получить причитающиеся им суммы.

Денежную компенсацию (проценты) за задержку выплаты зарплаты нужно отражать на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", поскольку эта выплата связана не с оплатой труда, а с возмещением ущерба, причиненного работнику работодателем. Поскольку данная выплата по своей сути является штрафной санкцией, применяемой к работодателю за нарушение договорных трудовых обязательств, ее нужно рассматривать, как разновидность прочих расходов организации и списывать в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы".

Работник не получил зарплату в установленные сроки

Теперь перейдем к случаям, когда в неполучении заработной платы в срок виноват сам работник. Иными словами, если работодатель был готов выплатить зарплату, в кассе была необходимая сумма, но работник по какой-то причине сам не явился и не получил причитающиеся ему деньги (например, был болен, находился в командировке и т. д.).

Конечно, это все неактуально, если заработную плату перечисляют на банковские счета сотрудников (к примеру, на так называемые зарплатные карты). Ведь тогда совершенно не важно, находится он на рабочем месте или нет, все суммы выплачиваются в безналичном порядке исходя из того, когда именно бухгалтер представил в банк соответствующие платежные поручения и сколько времени требуется банку на их исполнение (зачисление средств на счета конкретных работников).

Если заработная плата и иные причитающиеся работникам суммы выплачиваются из кассы, вполне возможна ситуация, когда к концу установленного срока выдачи зарплаты все-таки останется одна или несколько не полученных работниками сумм. В этом случае бухгалтеру придется их депонировать. Но никаких компенсаций (процентов) работнику причитаться уже не будет, ведь он сам не получил зарплату в пределах установленных сроков, и никакого нарушения сроков выдачи со стороны работодателя в этом случае усматриваться уже не будет.

Налог на доходы физических лиц при депонировании заработной платы

При начислении и выплате заработной платы с работников удерживается НДФЛ. Если организация получает денежные средства для выдачи заработной платы в кассу со своего расчетного счета, порядок уплаты НДФЛ в бюджет будет единым вне зависимости от того, выдана зарплата или депонирована. Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода (а также со дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках, если выплата дохода производится в безналичном порядке).

В остальных случаях обязанность перечислить сумму НДФЛ, удержанного с доходов, выплачиваемых в денежной форме, возникает не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода. Это означает, что в ситуации, когда выдача зарплаты производится из получаемой в кассу наличной выручки (т. е. деньги в банке на выплату доходов работникам организация не снимает), платить НДФЛ нужно не позднее дня, следующего за днем фактической выплаты работнику зарплаты. Иначе говоря, на момент депонирования зарплаты НДФЛ вполне может быть не уплачен; необходимость перечислять суммы налога по работникам-депонентам возникнет только после того, как они фактически получат свою депонированную зарплату.

Бухгалтерский учет депонированных сумм

В бухгалтерском учете расчеты с депонентами отражаются на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", для этих целей предусмотрен субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам" (пример).

В дальнейшем выплата депонированных сумм производится по требованию работника (например, когда он выйдет с больничного, вернется из командировки). При этом нет никакой необходимости и оснований дожидаться следующего срока выдачи заработной платы.

В расчетно-платежные и платежные ведомости депонированные суммы повторно не включаются, погашение задолженности отражается непосредственно на счете 76, субсчет 4.

К депонированным суммам применяется общий срок исковой давности. Поэтому, если в течение 3 лет с момента депонирования работник так и не обратится за причитающимися ему суммами, бухгалтер должен списать неистребованную депонентскую задолженность. Это отражается записью по дебету счета 76, субсчет 4 и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы".

ПРИМЕР

В соответствии с расчетно-платежной ведомостью за текущий месяц работникам торговой фирмы начислена заработная плата – 170 000 руб. и удержан НДФЛ в сумме 19 500 руб. Кассир получил с расчетного счета в кассу наличные деньги – 150 500 руб. В установленные сроки выдачи заработной платы фактически по ведомости было выплачено 110 250 руб. Однако два работника не получили заработную плату (в суммах 19 100 руб. и 21 150 руб. соответственно): один был в это время на больничном, а второй – в отпуске. Кассир исполнил требования Положения № 373-П, составил реестр депонированных сумм, закрыл расчетно-платежную ведомость. Произведены учетные записи:
Д-т сч. 44 "Расходы на продажу",
К-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
170 000 руб.
начислена заработная плата;
Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",
К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам"
19 500 руб.
удержан НДФЛ;
Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам",
К-т сч. 51 "Расчетные счета"
19 500 руб.
перечислен НДФЛ;
Д-т сч. 50 "Касса",
К-т сч. 51 "Расчетные счета"
150 500 руб.
получены наличные деньги с расчетного счета в кассу для выдачи заработной платы;
Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",
К-т сч. 50 "Касса"
110 250 руб.
выплачена заработная плата;
Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",
К-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсч. 4 "Расчеты по депонированным суммам"
40 250 руб. (19 100 + 21 150)
депонирована заработная плата, не полученная в установленный срок из-за неявки работников;
Д-т сч. 51 "Расчетные счета",
К-т сч. 50 "Касса"
40 250 руб.
сданы остатки наличных денег из кассы на расчетный счет в банке (сдана депонированная заработная плата)

Издательство "Бухгалтерский учет"

Учет не выданной в срок заработной платы. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Идеальный документ: локальный нормативный акт.

Локальное нормотворчество - ответственный и сложный «фронт» работы.

Организация деятельности по принятию локального нормативного акта заключается в том, чтобы грамотно распределить обязанности между сотрудниками: одни специалисты станут авторами документа, другие проверят его на соответствие правовым нормам, третьи правильно оформят, ну а руководителю останется только все проверить и утвердить. Внутренние документы регулируют самые разные сферы деятельности, а значит, за их разработку и оформление могут отвечать различные подразделения, в т.ч. и кадровая служба. Воспользовавшись нашими советами о том, как составить идеальный локальный нормативный акт, вы будете готовы к любому, даже самому сложному заданию руководства.

Локальные нормативные акты, конкретизируя нормы трудового законодательства применительно к особенностям отдельного работодателя, создают организационно-правовую базу для индивидуального подхода к каждому работнику.

КОГДА СОЗДАЕТСЯ ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ?

Трудовое законодательство предусматривает перечень локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации. Кроме того, работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, не предусмотренные ТК РФ, но необходимые ему для регулирования трудовых отношений (ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299), представляющем собой перечень документов, разрешенных к применению в деятельности любой организации, документы, относимые ТК РФ к локальным нормативным актам, включены в класс 0200000 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», подраздел 02520005 (табл. 1).

Таблица 1. Извлечение из ОК-011-23.



При подготовке локальных нормативных актов необходимо учитывать, что работники, ответственные за подготовку проектов локальных нормативных актов, определяются работодателем.

Специалисты кадровой службы, как правило:

• подготавливают проекты правил внутреннего трудового распорядка, положений о персональных данных работников, об аттестации работников, о повышении квалификации работников, об адаптации работников, о кадровой службе, должностных инструкций работников кадровой службы, графика отпусков;
• участвуют в разработке штатного расписания, положения об оплате труда, графиков сменности и гибких графиков работы и др.

ФОРМА ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

При подготовке проекта локального нормативного акта составляется содержательная часть документа и определяется порядок его оформления с учетом наличия или отсутствия унифицированной формы документа, утвержденной соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

Следует отметить, что большинство локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, оформляются с использованием форм, имеющих рекомендательный характер.

Штатное расписание и график отпусков имеют унифицированные формы, входящие в состав Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (соответственно формы № Т-3 и № Т-7).

Словарь кадровика

Локальные нормативные акты – это акты, содержащие нормы трудового права и принимаемые работодателями (за исключение работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Как известно, график отпусков на следующий календарный год утверждается ежегодно. В нашей организации довольно часто меняется и штатное расписание. Получается, что мы, отдел кадров, работаем с этими документами практически постоянно. Обязательны ли для применения унифицированные формы графика и штатного расписания? Можно ли обойтись без них, а разработать собственные формы?

Альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты был разработан НИПИ статистической информации Госкомстата России во исполнение постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах». Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на организации независимо от формы собственности, а формы по учету рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда - на организации независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений. Письмом Минюста России от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД названное постановление Госкомстата России признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Несмотря на необязательный характер данных унифицированных форм, специалистам кадровых служб следует учитывать, что их применение имеет ряд существенных преимуществ.

Преимущество 1. Не требуется разрабатывать формы кадровых документов.
Преимущество 2. Исключаются ошибки при документировании процедур, выполняемых кадровой службой.
Преимущество 3. Сокращается время, затрачиваемое на составление и оформление документов.
Преимущество 4. Не возникает претензий к работникам кадровых служб со стороны инспекторов ГИТ.

Следует учитывать, что унифицированные формы являются типовыми и нередко требуют определенной «привязки» к особенностям работы с персоналом в конкретной организации, например внесения дополнительных реквизитов. При этом нужно помнить: все имеющиеся в унифицированных формах реквизиты, в т. ч. номер и код формы, а также наименование документа, должны оставаться без изменений (их удаление из документов не допускается!).

Форматы бланков унифицированных документов являются рекомендуемыми и могут изменяться по усмотрению работодателя. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается: вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей и требующейся для них площади листа документа; включать дополнительные строки и графы, вкладные листы (вкладыши) для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Например, унифицированная форма графика отпусков (форма № Т-7) требует включения дополнительного реквизита, подтверждающего факт ознакомления работников с данным документом после утверждения его работодателем (дополнительной графы, или строки ниже реквизита «Подпись», или приложения в виде листа ознакомления). Это обусловлено тем, что согласно абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (приложение 1).

Дополнения в унифицированные формы документов вносятся посредством издания соответствующего приказа по основной деятельности (приложение 2) (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

С позиций управленческого подхода и с учетом положений теории документоведения локальные нормативные акты относятся к управленческой документации и входят в состав документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). В структуре данного классификатора эти документы отнесены к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Обратите внимание!
Вы можете внести дополнения в унифицированные формы локальных нормативных актов, издав соответствующий приказ по основной деятельности.

В конце этого года учредители планируют провести реорганизацию нашего предприятия в форме разделения. Меня обещают назначить начальником отдела кадров «новой» организации, и уже сейчас мне необходимо подготовить некоторые внутренние документы. Мы определились с абсолютно обязательными локальными нормативными актами. Так, будет разработано штатное расписание, график отпусков на следующий календарный год (так как реорганизация закончится до нового года). Необходимо также подготовить проект Правил внутреннего трудового распорядка, которыми пока решено регулировать все основные вопросы деятельности. Чтобы не повторять организационных ошибок, хотим разработать также пакет положений о структурных подразделениях и должностных инструкций. Подскажите, существуют ли какие-либо типовые формы для названных документов?

С конца 1970-х годов специалисты ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) неоднократно занимались разработкой унифицированных форм организационно-распорядительных документов, что нашло отражение в следующих альбомах форм:

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению (1980 г. с последующей переработкой в 1993 г.);
• Государственная система документационного обеспечения управления. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов (1991 г.).

В названных разработках специалистами в области документоведения были рекомендованы унифицированные формы таких локальных нормативных актов, как Правила внутреннего трудового распорядка (приложение 3), положение о структурном подразделении организации (приложение 4), должностная инструкция (приложение 5) и др. Эти формы вполне могут быть использованы и в современных условиях.

По аналогии с Правилами внутреннего трудового распорядка можно оформлять положения об оплате труда, о порядке обработки персональных данных, об аттестации работников и др.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

В настоящее время имеется немало специальных изданий, где приведены образцы локальных нормативных актов. В некоторых отраслях и крупных организациях можно найти типовые и примерные документы, отражающие специфику отрасли или ведомства. Тем не менее в повседневной жизни редко встречаются идеально составленные и оформленные организационные документы. При этом особенно сильно «хромает» оформительская сторона процедуры подготовки и утверждения внутренних документов организации. Действительно, содержание локальных актов во многом обусловлено нормативными правовыми актами, на которые ориентируются составители, а вот с формой документов авторы либо незнакомы, либо игнорируют ее как вещь несущественную.

Между тем текст, как бы хорошо и грамотно он ни был составлен, становится документом только после придания ему юридической силы. Сама же процедура придания документу юридической силы связана с оформлением его определенных составных частей (реквизитов), располагаемых до или после текста.

Локальные нормативные акты, как правило, являются многостраничными документами со сложной структурой. Как и в любом документе, в локальных актах можно выделить следующие составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть

Локальные акты оформляются на бланках (бланк конкретного документа, п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; далее - ГОСТ Р 6.30-2003), включающих:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дату регистрации;
• регистрационный номер;
• место составления документа.

Обратите внимание!
Дата регистрации – это дата утверждения документа

Наименование организации указывается в бланке документа в строгом соответствии с тем, которое закреплено в ее учредительных документах, включая сокращенное и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное, а затем, ниже или за ним, - сокращенное (в скобках).

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование локального нормативного акта пишется после наименования организации прописными буквами: ПРАВИЛА, ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.

В бланке локального нормативного акта обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата регистрации и регистрационный номер документа.

Реквизиты бланка, как правило, имеют угловое расположение.



Содержательная часть

Сложность подготовки организационных документов и большой объем различной информации в них вызывают необходимость четкой регламентации не только формы, но и содержания таких документов. Приступая к составлению текста локальных нормативных актов, неплохо для начала определиться с его структурой - выделить обязательные разделы содержательной части. Текст внутри разделов обычно делится на пункты и подпункты, может содержать таблицы и схемы.

Обратите внимание: в типовых формах, предложенных специалистами ВНИИДАД, примерная структура текста определена (конечно же, ее можно изменить). При составлении организационных документов по типовым формам следует придерживаться следующего правила: сначала раскрываются разделы, а затем - при необходимости - добавляются дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности конкретной организации.

Разрабатываем в своей организации положения о структурных подразделениях. Подскажите, пожалуйста, какие разделы следует предусмотреть в этих документах?

Положение о структурном подразделении (приложение 4) определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения. Поэтому текст Положения должен включать разделы, указанные в структуре текста типовой формы положения (табл. 2). При необходимости вы можете добавить в тексты положений сведения, отражающие специфику деятельности вашей организации: например режим работы структурных подразделений, порядок их реорганизации или ликвидации и т. п.

Обратите внимание: в соответствии с требованиями п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «в состав отдела входят» и т. п.

Таблица 2. Содержание Положения о структурном подразделении.



Содержательная часть документа включает и такие реквизиты, как заголовок к тексту и отметка о наличии приложений.

Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться с наименованием локального акта (например: Правила внутреннего трудового распорядка, Должностная инструкция инспектора по кадрам) или формулироваться с помощью предлога «о» («об») (например: Положение об организации испытания при приеме на работу, Положение о порядке обработки персональных данных).

К локальному нормативному акту могут быть приложены документы. В этом случае оформляется отметка о наличии приложения. Такая отметка может иметь несколько вариантов оформления - в зависимости от конкретной ситуации (табл. 3).

Итак, отметка о наличии приложения включает: слово «Приложение», которое всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов; указание на количество листов и экземпляров прилагаемого документа (л., экз.) и - при необходимости - наименование приложенных документов.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа (приложение 7).

Допускается печатать «ПРИЛОЖЕНИЕ №» прописными буквами, а также центрировать его вместе с наименованием документа, его датой и регистрационным номером относительно самой длинной строки.

Таблица 3. Варианты оформления отметки о наличии приложения.



Оформляющая часть

Оформляющая часть документа содержит совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

В пределах этой части локального нормативного акта группируются следующие реквизиты:

• подпись составителя;
• визы согласования документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Проект локального нормативного акта подписывается его разработчиком. Реквизит «Подпись» (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003) включает: наименование должности лица, подписывающего документ (без указания наименования организации, если документ оформляется на бланке); личную подпись этого лица; расшифровку личной подписи (инициалы и фамилия).



Отделу кадров было поручено разработать и представить на утверждение руководителю Положение об аттестации работников. После всех согласований и доработок текста документ готов к утверждению руководителем организации, но начальник отдела кадров, который должен был его подписать, заболел. Может ли подписать Положение другой сотрудник?

Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Обратите внимание: не допускается подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности, а также заменять должность лица, подписывающего документ, записью «И. о. начальника отдела кадров».

Проекты локальных нормативных актов, как правило, согласовываются с отдельными работниками организации по усмотрению работодателя (например, заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, бухгалтерией, юристом). Согласование проекта документа с работниками организации оформляется визой согласования (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003), включающей: подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.



При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза согласования дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п.



При наличии у визирующего замечаний к тексту, как правило, оформляется приложение: замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В дальнейшем проект документа дорабатывают до окончательного варианта.

Локальные нормативные акты принимаются с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого органа) в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями. Порядок учета мнения представительного органа работников при принятии локальных нормативных актов установлен ст. 372 ТК РФ.

Факт учета мнения представительного органа работников оформляется в документе с помощью специального грифа.



Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. В этом случае на документе оформляется соответствующий гриф согласования.



УТВЕРЖДЕНИЕ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения документа» (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003).

Локальный нормативный акт может утверждаться посредством издания работодателем соответствующего распорядительного документа (приложение 6), на который в дальнейшем делается ссылка в грифе утверждения.



Также локальный нормативный акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица.



Дата утверждения документа в грифе с личной подписью руководителя проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц.

РЕГИСТРАЦИЯ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Документ регистрируется в день его утверждения руководителем организации или иным уполномоченным представителем работодателя. Регистрационные формы разрабатываются работодателем самостоятельно.



ОЗНАКОМЛЕНИЕ РАБОТНИКОВ С ЛОКАЛЬНЫМ НОРМАТИВНЫМ АКТОМ

В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Особые правила предусмотрены для случаев ознакомления с локальными нормативными актами лиц, поступающих на работу. Будущий работник знакомится с локальными нормативными актами при заключении трудового договора (до его подписания).

Письменным подтверждением того факта, что содержание акта доведено до сведения работника, служит виза ознакомления. Она включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Какие есть способы ознакомления работников под роспись с локальными нормативными актами?

Способы ознакомления работников с локальными нормативными актами законом не предусмотрены. Главное, чтобы при этом соблюдалось требование ознакомления работника с документом под роспись и работодатель имел письменные доказательства соблюдения этой процедуры.

В случае когда локальный нормативный акт имеет отношение к небольшому кругу работников, целесообразно оформлять визы ознакомления непосредственно на самом документе (приложение 5).

Кроме того, к локальному нормативному акту можно приложить отдельный лист для оформления всех необходимых виз ознакомления (лист ознакомления) (приложение 7). Такой способ удобен в тех случаях, когда с документом необходимо ознакомить большое число работников. К тому же лист никогда не потеряется, поскольку является приложением к локальному нормативному акту, а значит, хранится вместе с ним как его неотъемлемая часть.

Для оформления виз ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя могут применяться специально разработанные учетные формы. В этом случае работники после ознакомления с содержанием того или иного документа оформляют соответствующую визу не на самом документе и не в приложении к нему, а в отдельной форме.

ХРАНЕНИЕ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, локальные нормативные акты, как правило, хранятся постоянно (табл. 4).

Таблица 4. Сроки хранения локальных нормативных актов.



Оригиналы локальных нормативных актов хранятся, как правило, в канцелярии или в ином подразделении, отвечающем за документационное обеспечение деятельности организации. Целесообразно хранить копии документов в тех подразделениях, которые руководствуются их положениями в своей работе.

Приложение 1. Пример оформления графика отпусков (форма № Т-7).



Приложение 2. Пример оформления приказа о введении дополнительного реквизита в унифицированную форму графика отпусков (форма № Т-7).



Приложение 3. Пример оформления Правил внутреннего трудового распорядка.



Приложение 4. Типовая форма положения о структурном подразделении.



Приложение 5. Типовая форма должностной инструкции.



Приложение 6. Пример оформления приказа об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка.



Приложение 7. Пример оформления листа ознакомления с Правилами внутреннего трудового распорядка.




Журнал "Справочник кадровика"

Идеальный документ: локальный нормативный акт. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Трудовая инспекция Санкт-Петербурга предлагает работодателям обезопасить себя от проверок на 3 года.

Государственная инспекция труда в Санкт-Петербурге напомнила работодателям о возможности получить Сертификат доверия. Это избавит их от плановых проверок инспекторов на 3 года.

Государственная инспекция труда в Санкт-Петербурге сообщила, что продолжит рассматривать заявки на получение Сертификатов доверия работодателю. Такие сертификаты выдаются работодателям в рамках проекта "Декларирование деятельности предприятий по реализации трудовых прав работников" с целью улучшения их имиджа.

Чиновники информируют, что заполненную форму заявки с сопроводительным письмом следует направлять в Государственную инспекцию труда в городе Санкт-Петербурге по почте или на электронный адрес: gitspb@mail.ru.

Инспекторы напоминают о привилегиях владельцев таких сертификатов:

"Участие в проекте "Декларирование деятельности предприятий по реализации трудовых прав работников» дает возможность хозяйствующему субъекту Санкт-Петербурга не подвергаться плановым проверкам в течение трех лет".

Напомним, что Государственная инспекция труда в Санкт-Петербурге с 2010 года реализует проект "Декларирование деятельности предприятия по реализации трудовых прав работников и работодателей". Его авторы стремятся повысить авторитет обладателей "Сертификата доверия работодателю" на городском рынке труда. Заявку на участие в проекте могут подать как организации любых форм собственности, так и индивидуальные предприниматели, использующие наемный труд. Отсутствие Сертификата доверия у работодателя не влечет для него никаких негативных последствий.

Трудовая инспекция Санкт-Петербурга предлагает работодателям обезопасить себя от проверок на 3 года. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Открылся новый сайт Министерства труда и социальной защиты.

В понедельник пресс-служба министерства сообщила о запуске официального сайта по адресу rosmintrud.ru Министерства труда и соцзащиты России.

Основной массив материалов сайта разделен по четырем приоритетным направлениям деятельности министерства: трудовые отношения, занятость населения, социальная защита и пенсионное обеспечение. Важным блоком является банк документов, в котором публикуются не только действующие документы, но и проекты федеральных законов, постановлений, приказов, подготавливаемых министерством.

Также запущен Twitter-аккаунт twitter.com/MintrudRF

[Adm]

Минобрнауки России информирует: о документах об образовании.

В связи с многочисленными обращениями граждан и организаций по вопросу выдачи документов государственного образца по образовательным программам дополнительного профессионального образования Минобрнауки России информирует о том, что в настоящее время лицам, завершившим обучение по образовательным программам дополнительного профессионального образования, выдаются документы как государственного, так и установленного образца.

Подробней можно прочитать ЗДЕСЬ.

Минобрнауки России информирует: о документах об образовании. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Выход работника на пенсию и работа пенсионеров.

Любой работодатель рано или поздно сталкивается с выходом на пенсию своих работников. Вопрос выхода на пенсию регулируется Федеральным законом от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (далее — Закон № 173-ФЗ). Право на трудовую пенсию по старости имеют мужчины, достигшие возраста 60 лет, и женщины, достигшие возраста 55 лет. Трудовая пенсия по старости назначается при наличии не менее 5 лет страхового стажа (пункт 2 статьи 7 Закона № 173-ФЗ). При этом существует возможность выхода на пенсию ранее данного срока — мужчинам по достижении возраста 50 лет и женщинам по достижении возраста 45 лет, если они проработали соответственно не менее 10 лет и 7 лет 6 месяцев на подземных работах, на работах с вредными условиями труда и в горячих цехах и имеют страховой стаж соответственно не менее 20 и 15 лет.

Подробней можно прочитать ЗДЕСЬ.

Выход работника на пенсию и работа пенсионеров. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Полпред Холманских предлагает вернуть звание "Герой труда".

Игорь Холманских, широко известный в узких кругах полпред в Уральском федеральном округе, выступил с предложением возродить звание "Герой труда".

С подобной инициативой Холманских планирует обратиться к президенту, сообщает "Интерфакс". Награда будет приравнена к званию "Герой России" и медали "За трудовое отличие".

Обращение к Владимиру Путину планируется сделать во время конференции "В защиту человека труда!", которая пройдет 22-23 августа в Тюмени. Как отмечается в пресс-релизе, основным вопросом повестки конференции станет преобразование межрегионального движения "В защиту человека труда!" в общероссийское. Кроме того, участники форума рассмотрят кандидатуры для поддержки на предстоящих выборах в органы местного самоуправления.

"Герой труда" — звание, присваивающееся в СССР в 1928-1938 годах. Позднее оно преобразилось в "Героя социалистического труда".

Полпред Холманских предлагает вернуть звание "Герой труда". Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Роструд добился погашения задолженности по зарплате (2449,5 млн. рублей).

Государственными инспекциями труда в субъектах РФ за 7 месяцев текущего года проведено порядка 30 тысяч проверок соблюдения работодателями законодательства об оплате труда.

Подробней можно прочитать ЗДЕСЬ.

[Adm]

РСПП и Прохоров готовят новый Трудовой кодекс, облегчающий увольнения.

Миллиардер Михаил Прохоров вновь выступил с идеей реформировать трудовое законодательство России. На этом раз возглавляемый Прохоровым Комитет по рынку труда и кадровым стратегиям Российского союза промышленников и предпринимателей (РСПП) разработал новый вариант Трудового кодекса, сообщила в среду «Газета.Ru», в распоряжении которой оказался документ.

Основные перемены в Кодексе выдержаны в духе того, о чем заявлял Михаил Прохоров ранее — они направлены на облегчение положения работодателя и значительно ужесточают условия работы для наемных работников и упрощают процедуру увольнения.

Например, Комитет по рынку труда и кадровым стратегиям предлагает «облегчить работодателю возможность расторжения трудового договора с малоэффективными работниками при обоснованных экономических затратах». А «в период экономической нестабильности» предлагает разрешить фирме беспрепятственно переводить работников к другим работодателям «с приостановкой основного трудового договора» или временно устанавливать для него режим неполного рабочего времени.

Что касается малого бизнеса, то, по мнению возглавляемого миллиардером Прохоровым комитета, в новом Трудовом кодексе необходимо: упростить увольнение работника по инициативе работодателя при экономических трудностях, сократить сроки предупреждения сотрудников о грядущих увольнениях и изменениях условий труда, уменьшить выходные пособия.

При этом Комитет Прохорова в РСПП категоричен в отношении социальных выплат: социальные обязательства должны приниматься сторонами «на основе добровольности». «Кодекс должен исключить возможность принудительного распространения на работодателей неограниченного числа соглашений различных видов и уровней, вынуждающих этих работодателей брать повышенные социальные обязательства перед работниками в условиях, когда эти обязательства не обеспечены экономически», – цитирует «Газета.Ru» документ. В действующем Трудовом кодексе социальные выплаты строго регламентированы.

Следует напомнить, что Михаил Прохоров не впервые обращается к теме трудового законодательства. В 2010 году возглавляемый им в РСПП комитет предложил внести в Трудовой кодекс поправки о введении в России 60-часовой рабочей недели. «Пересмотр трудового законодательства — вещь, на самом деле, достаточно формальная», — заявлял тогда сам Прохоров, подчеркивая, что «люди работают столько, сколько надо — в соответствии с тем, как они договорились с работодателем — и ТК здесь вообще ни при чем».

Более того, просьба внести в комитет по рынку труда Российского союза промышленников и предпринимателей (РСПП) поправку о 60-часовой рабочей неделе поступила не от работодателей, а от рабочих коллективов, уверял в апреле 2011 года миллиардер, «чтобы работник по собственному желанию мог взять полставки по своей специальности на своем рабочем месте». «По нашему ТК любой человек имеет право работать 40 часов в неделю на основном рабочем месте. Если он хочет подработать, может взять еще 20 часов (полставки) в другой организации по этой же профессии или в своей организации, но по другой профессии. Если вы журналист и хотите подработать еще, можете попроситься в своей редакции на полставки сторожем. Или же взять 20 часов по профессии журналиста, но в другой редакции. К нам обратились с просьбой не работодатели, а рабочие коллективы, чтобы мы внесли эту поправку», — разъяснял тогда свою позицию бизнесмен.

РСПП и Прохоров готовят новый Трудовой кодекс, облегчающий увольнения. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→