Трудовая книжка. Изменение и исправление записей.

[Adm]

Трудовая книжка. Изменение и исправление записей.

Полезная информация в шапке и теме постоянно обновляется, читайте новые статьи и рекомендации в сообщениях ниже!

У нас есть отдельный раздел форума для самых интересных новостей, полезных статей и их обсуждения по данной тематике, который находится ЗДЕСЬ.

Читайте наши рекомендации, внимательно изучайте советы профессионалов, представленных в этой теме и на нашем форуме - и Вы обязательно правильно и грамотно исправите нужные записи в трудовой книжке сотрудника!

Трудовая книжка. Изменение и исправление записей. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Оформление трудовой книжки.

На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу вносится запись в трудовую книжку работника. В случае, если трудовой договор заключается работником впервые, то возникает необходимость в оформлении трудовой книжки в данной организации.

Правила ведения и заполнения трудовых книжек в организации установлены постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее по тексту — постановление Минтруда РФ «Об утверждении инструкции...») и постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» с изменениями от 6 февраля 2004 г. (далее по тексту 4- постановление Правительства РФ «О трудовых книжках»). В соответствии с указанными нормативными актами оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника.

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).
Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).
Запись о незаконченном образовании соответствующе го уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и хп.).

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных зна-ний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник сво-ей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответ-ственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Записи производятся аккуратно, перьевой или гелиевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не до-пускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

При внесении записи о приеме работника на работу необходимо придерживаться следующего порядка. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. Записи дат производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003». В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

В случае приема на работу работника по совместительству, как уже указывалось выше, трудовая книжка им не предоставляется, но по его желанию запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В качестве такого документа может быть предъявлена справка о работе в организации с указанием ее полного и сокращенного наименований, должности работника, даты его приема на работу, а также основания приема на работу и реквизитов указанного документа. Указанная справка должна быть подписана руководителем организации или иным лицом, имеющим на это полномочие, и заверена печатью организации.

Также в качестве документа, подтверждающего принятие работника на работу по совместительству, может являться надлежащим образом заверенная копия приказа о его приеме на работу. В случае необходимости внесения записи о работе по совместительству в трудовую книжку работника необходимо в графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки поставить порядковый номер записи, в графе 2 указать дату приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 сделать запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указать наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

После того как трудовая книжка будет заполнена, сведения о ней должны быть зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой и требования к ее ведению установлены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках». В указанной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Оформление трудовой книжки. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Что делать, если произошла утеря трудовой.

В соответствии с п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановле­нием Правительства РФ от 16.04.03 № 225 "О трудовых книжках", лицо, утратившее тру­довую книжку, обязано заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Для оформления дубликата работником должны быть собраны документы, подтверждающие факт его работы в других организациях. Таким образом, дубликат трудовой книжки оформ­ляется по последнему месту работы, где на основании представленных работником доку­ментов вносятся в трудовую книжку записи о его работе в других организациях.

Следовательно, и действия работника, и действия кадровиков не верны. Сотрудник отдела кадров по первому месту работы должен был не оформлять дубликат трудовой книжки, а выдать работнику справку о работе в данной организации со ссылкой на прика­зы о приеме и увольнении (или заверенные копии этих приказов). Аналогичным образом должен был поступить работник кадровой службы по второму месту работы. Кадровик третьего (последнего) места работы данного работника должен был оформить дубликат трудовой книжки в соответствии с требованием п. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69.

Что делать, если произошла утеря трудовой. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[vesna]

Изменение и исправление записей в трудовой книжке.

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. До сих пор она является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Однако далеко не все работодатели уделяют должное внимание этому документу, многие не знают о его роли при установлении трудового стажа, считают его необязательным и заполняют крайне небрежно. Кроме того, в небольших организациях зачастую отсутствуют кадровые службы, нет квалифицированных специалистов по ведению кадровой документации. Допустить неточности в оформлении трудовой книжки могут и опытные кадровики. Все ошибки, совершенные при внесении записей, необходимо исправлять в установленном законодательством порядке.

Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовой книжки, регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Изменение сведений о работнике

Начнем с того, что все изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника должны производиться работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил). Основанием для этого являются паспорт, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Указанные изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. При этом согласно п. 2.3 Инструкции следует поступить следующим образом:

- одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения;

- записываются новые данные;

- на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на соответствующие документы со ссылкой на их номер и дату, которые заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации либо печатью кадровой службы <1>.

--------------------------------

<1> Обратите внимание: действующая редакция п. 35 Правил не предоставляет возможности при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать кадровой службы предприятия.

В свою очередь, изменение и дополнение на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляют путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) либо заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции). Имейте в виду, что в данном случае Инструкция не предусматривает делать ссылки на соответствующие документы на внутренней стороне обложки трудовой книжки (см. пример 1).

Пример 1.

┌──────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐

│Фамилия "Пшеничникова" изменена на│ Трудовая книжка│

│фамилию "Морозова" на основании │ ТК N 8604301│

│свидетельства о заключении брака │ │

│VII-НО N 456456 от 12.03.2009. │ - Пшеничникова - Морозова │

│ │Фамилия ------------------------------│

│ Петрова │ Елена │

│Инспектор по кадрам ----------- │Имя ----------------------------------│

│ │ Владимировна │

│ │Отчество -----------------------------│

│ │ 21.08.1974 │

│ │Дата рождения ------------------------│

│ │ (число, месяц, год) │

│ │ среднее профессиональное, │

│ │Образование --------------------------│

│ │высшее │

│ │--------------------------------------│

│ │Профессия, бактериолог, │

│ │специальность ------------------------│

│ │экономист │

│ │--------------------------------------│

│ │ 2 июля 2005 г. │

│ │Дата заполнения ----------------------│

│ │ (число, месяц, год) │

│ │ │

│ │Подпись Пшеничникова │

│ │владельца книжки ---------------------│

│ │ │

│ │М.П. Печать ООО "Альфа" │

│ │ │

│ │ Подпись лица, ответственного │

│ │ за ведение трудовых книжек │

│ │ Кузнецова │

│ │ ------------ │

│ │ (разборчиво) │

└──────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┘

Обратите внимание: сведения о работнике можно только изменять, а не исправлять. Соответственно, в случае неверного первичного заполнения титульного листа бланк трудовой книжки должен быть признан недействительным. При этом стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил). Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил).

Ну а что делать, если к вам пришел работник с уже неверно заполненными сведениями на титульном листе? Ведь подобные ошибки могут повлечь проблемы при назначении пенсии данному лицу, а также при расчете стажа для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Отметим, бытует такое мнение, что в данном случае достаточно внести исправления аналогично тому, как оформляют изменение сведений о работнике. Между тем мы считаем, что в этой ситуации сотруднику следует обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему. Подтверждением этому служит п. 44 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий" (далее - Правила подтверждения стажа). В данном документе сказано, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке.

Исправление сведений о работе

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (п. 66 ТК РФ). При этом все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения (п. 41 Правил подтверждения стажа). Поэтому все неправильные или неточные записи в трудовой книжке следует исправлять. Сделать это можно либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо уже по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил).

Если компания, которая произвела неправильную запись, была реорганизована, то все исправления производит ее правопреемник, а в случае ликвидации организации - работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа. В случае если неправильная запись в трудовой книжке была произведена индивидуальным предпринимателем, который впоследствии прекратил свою деятельность, то исправления также производятся работодателем по новому месту работы (п. 28 Правил).

Отметим, что в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе и сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Все изменения должны быть произведены путем признания соответствующих записей недействительными и внесения правильных записей. В аналогичном порядке изменяются записи в случае признания увольнения (перевода) работника незаконным (п. 30 Правил).

Итак, как же осуществляется исправление? Согласно п. 1.2 Инструкции при необходимости изменения данных в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывают:

- в графе 1 указывается следующий порядковый номер;

- в графе 2 указывается дата внесения записи;

- в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна", после этого производится правильная запись;

- в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись (см. пример 2).

Пример 2.

Сведения о работе ТК N 8604301

N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число месяц год

1
2
3
4

Общество с ограниченной ответственностью "Магазин" (ООО "Магазин")

10
02
07
2009 Приказ
Принят в отдел продаж на должность продавца от 02.07.2009

N 21-к

11
03
07
2009 Приказ
Запись за N 10 недействительна от 02.07.2009

Принят в отдел продаж N 21-к на должность старшего продавца

В случае признания незаконности увольнения (перевода) работника и его восстановления на прежней работе следует изменить формулировку записи об увольнении. В данном случае действуют следующим образом (п. 1.2 Инструкции):

- в графе 1 указывается следующий порядковый номер;

- в графе 2 указывается дата внесения записи;

- в графе 3 пишется: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе";

- в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе.

Учтите, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, сотруднику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные записи, за исключением признанной недействительной (п. 33 Правил). При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата производится надпись: "Дубликат". На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции).

Отметим, что ошибки могут быть допущены не только в графе 3 трудовой книжки, однако в Правилах ничего не сказано о том, как исправить такие неточности. Предложим свой вариант правки записи с неверной датой (графа 2), максимально основанный на п. 1.2 Инструкции (см. пример 3).

Пример 3.

Сведения о работе ТК N 8604301

N
записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число месяц год

1
2
3
4

Общество с ограниченной ответственностью "Универсам" (ООО "Универсам")

11
01
07
2009 Приказ
Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера от 02.07.2009

N 21-к

12. 08. 07

2009 Приказ
Запись за N 11 недействительна от 02.07.2009

Принят 02.07.2009 N 21-к в бухгалтерию на должность бухгалтера

Обратите внимание: все исправленные сведения должны полностью соответствовать документам, на основании которых они были исправлены. При этом свидетельские показания не могут служить основанием для правок внесенных ранее данных. Исключение составляют лишь те записи, в отношении которых имеется судебное решение (п. 29 Правил).

Мнение. Александр Пронин, заместитель начальника Главного управления N 10 ОПФР по Москве и Московской области:

В настоящее время основным критерием при назначении трудовой пенсии по старости является расчетный пенсионный капитал, который определяется исходя из общего страхового стажа работника (для мужчин - 25 лет, для женщин - 20). Основным документом, используемым при определении общего стажа работника, является его трудовая книжка, и от того, насколько правильно она ведется, зависит, какой стаж войдет в зачет при определении размера его будущей пенсии.

Во избежание возникновения проблем при назначении пенсии работнику рекомендуем обращать внимание на то, что:

- при заполнении сведений о работнике не допускается сокращение длинных имен и отчеств и их замена инициалами, дата рождения должна записываться восемью арабскими цифрами (например, 04.12.1964);

- на титульном листе трудовой книжки должны быть все соответствующие записи и печати, а также подписи владельца и лица, ответственного за ведение трудовых книжек;

- записи о трудовой деятельности за период с 1950 по 1970 гг. с указанием в качестве основания таких документов, как приемная записка, увольнительная записка, приказы без номера и даты, могут быть признаны, если они заверены подписью ответственного лица и печатью организации. Незаверенная информация о трудовой деятельности требует специального подтверждения с помощью справок, в том числе архивных или судебных решений, основанных на свидетельских показаниях;

- наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367 и введенному в действие с 01.01.1996;

- наименование организации в записи о приеме на работу должно в точности соответствовать наименованию организации на оттиске печати, которым заверена запись об увольнении. Если предприятие реорганизовывалось, то в трудовой книжке должны присутствовать записи о любой реорганизации со ссылкой на соответствующие приказы и распоряжения. Отметим, что в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" и переименование, и перерегистрация считаются осуществленными не с момента принятия решения учредителями, а с момента внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Относительно исправлений ошибочных записей в трудовой книжке можно дать несколько рекомендаций.

Если неправильная запись обнаружена сразу или по прошествии небольшого периода времени, то проблем, как правило, не возникает. Специалист кадровой службы просто делает в трудовой книжке необходимую правку. Но бывает, что ошибка выявляется через несколько лет. В этом случае возможны следующие варианты исправлений.

Если после внесения неправильной записи работник успел устроиться на новое место работы, то исправления вносятся в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер. Затем делают запись о признании недействительной записи за номером таким-то и вносят правильную запись. При этом указывают дату исправления, а не дату, которая была указана в ошибочной записи. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ с указанием наименования организации-работодателя.

Если неверная запись в трудовой книжке обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение (и внесена соответствующая запись в трудовую книжку), то необходимо обратить внимание на следующий момент. Увольнение уже оформлено и блок записей в трудовой книжке закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации провоцирует возникновение спорной ситуации: будет непонятно, кто является "автором" этой записи. Рекомендуется поступать следующим образом. В трудовой книжке создается новый блок, то есть вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер записи и дата. Потом вносятся необходимые изменения и блок закрывается печатью организации, подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении. Обратите внимание, что при отсутствии печати и подписи уполномоченного лица внесенный блок записей может быть расценен как необоснованный.

Аналогично оформляются изменения, вносимые в трудовую книжку работника, пришедшего к бывшему работодателю через определенное количество времени с целью исправить запись за тот период, когда он работал у данного работодателя, если в его трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации.

Отметим, что все исправления, которые не могут быть подтверждены документально, признаются Пенсионным фондом РФ только на основании судебных решений.


_____________________________________________________

Здравствуйте!
Помогите, пожалуйста, разобраться:
6 лет назад работала в организации с внесением записи в трудовую книжку, затем уволилась из нее, встала на учет на бирже труда (в которую предоставила эту тк), затем тк потеряла, устроилась на работу в другую организацию - трудовую книжку завели новую (о том, что у меня уже есть тк, я по глупости умолчала). Затем в течении 4-х лет была на "вольных хлебах" без оформления. Сейчас встал вопрос о трудоустройстве (с оформлением в тк). Чем мне может грозить то, что в моей тк с последнего места работы нет записи о предыдущей работе (для меня самой та запись не важна, и даже не желательна, тк.уволилась в теч.испытательного срока, но ведь это нарушение, да?)?

Изменение и исправление записей в трудовой книжке. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[кадр]

Что касается трудовой книжки:
- если нет записей для Вас это не нарушение.....
- Если Вы потеряли книжку, то Вы предоставляете все документы о местах, где Вы работали, справки, трудовые договора. Согласно 65 статье Вам обязаны оформить новую трудовую книжку, даже если у Вас на руках нет документов о предыдущих местах. Это Ваши проблемы, что Вы не предоставили документы о предыдущих местах или предоставили не полностью (например некогда было ездить на предыдущие места, а Вам сейчас нужно оформляться на работу....), так как засчитают стаж по тем справкам которые Вы предоставили....
- Согласно 65.ст ТК отсутствие документов о предыдущих местах (даже если есть основания полагать, что сотрудник работал до настоящего времени) не может служить основанием для отказа в работе, Вас обязаны оформить на работу и завести новую трудовую книжку, а от Вас- заявление с просьбой выдать трудовую книжку с указанием причин выдачи.
Так что все у Вас нормально, и не комплексуйте.
Дубликат трудовой книжки Вам заводили на последнем месте работы. Естественно, что если Вы оттуда уволились и у Вас нет записи о приеме и увольнении (а сама книжка есть), то Вам это ничем не грозит, Вас на новом месте попросят съездить на старое место для включения записи о приеме и увольнении. Если организации там уже нет, а у Вас остался трудовой договор, то запись о предыдущем месте работы в трудовую делают по новому месту работы на основании предоставленных документов

Изменение и исправление записей в трудовой книжке. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[кадр]

Исправления в трудовой книжке.

Вопрос:

Подскажите пожалуйста! Внесла в трудовую запись об увольнении, потом обнаруживается, что кадровик до меня внес неправильную запись о приеме. Что делать? Написать что запись за № недействительна, тогда запись об увольнении тоже недействительна? Ведь у нее меняется порядковый №

Ответ:

Если вы обнаружили в трудовой книжке работника неправильную или неточную запись, сделанную на предыдущей работе, или же сами по ошибке внесли неверную запись, нужно как можно скорее исправить положение. В этом нам поможет пункт 1.2 Инструкции и раздел III Правил ведения и хранения трудовых книжек*.

По ранее действовавшему законодательству исправить неверно внесенную запись в трудовой книжке мог только тот работодатель, который ее произвел. Теперь ситуация изменилась. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать, подделывать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Для этого нужно сделать следующее. В графе 1 поставьте порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 впишите дату внесения записи, а в графе 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна». Вот теперь можно воспроизвести эту запись в правильном варианте. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.
По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи - о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Рострудинспекцией, КТС или самим работодателем незаконными. Следует также отметить, что, если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет попросту отсутствовать (п. 33 Правил).

Исправления в трудовой книжке. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Трудовая книжка: что изменилось?

Трудовая книжка продолжает оставаться одним из важнейших лич­ных документов гражданина нашей страны, несмотря на то, что с 1 янва­ря 2002 г ., с момента вступления в силу Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", постепенно начинают складываться условия для отмены этого документа.

С 1 января 2004 г . работникам, впервые поступающим на работу в соответствии с заключенным трудовым договором, оформляются трудовые книжки нового образца. При этом трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхоз­ников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.

Образцы новых бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку были утверждены приказом Минфина России № 117н только 22 декабря 2003 г ., после чего началось их изготовление Объединени­ем государственных предприятий и организаций по производству госу­дарственных знаков (ГОЗНАК). В связи с этим многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкла­дышей в них и продолжали в начале 2004 г . оформлять документы ста­рого образца. Конечно, не по вине работников кадровых служб органи­зации оказались в начале года без новых бланков трудовых книжек, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 1 Января 2004 г ., уже нельзя.

Порядок списания устаревших бланков трудовых книжек



Как показывает практика, некоторые работники, поступившие на работу впервые в начале 2004 г ., "успели" уволиться с первого в своей жизни места работы, получив заполненную трудовую книжку старого образца. Для выхода из этой ситуации можно посоветовать таким ра­ботникам запастись копиями приказов о приеме на работу и увольнении с работы для внесения (в виде исключения) информации об их стаже по первому месту работы в трудовую книжку образца 2003 г ., оформленную на новом месте работы. При возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудо­вой книжки можно обратиться в организацию, выдавшую такую книж­ку, за справкой об отсутствии бланков нового образца в соответствую­щий период.

Организация работы по ведению трудовых книжек

В действующих Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изго­товления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее -Правила), и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. поста­новлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее - Инструкция), сделана попытка разделить вопросы заполнения и ведения книжек, т. е. отдельно рассмотреть организацию работы с этим документом и порядок внесения в него соответствующих записей. В целом такой под­ход представляется целесообразным, хотя четкого разграничения на­званных вопросов не получилось, и работники кадровых служб, запол­няющие, например, раздел трудовой книжки "Сведения о работе", должны пользоваться как Правилами, так и Инструкцией.

В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию ра­боты по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вклады­шей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномо­ченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Всегда ли обязательно издание специального приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками?

В сложившейся практике такой приказ обычно издается в неболь­шой организации, где штатным расписанием не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секре­тари, менеджеры и другие, совмещая эту работу с основной деятельно­стью по трудовому договору.

В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые служ­бы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую инфор­мацию в должностные инструкции работников этой службы. Такую прак­тику можно признать оправданной, т. к. прием на работу специалиста кадровой службы, должность которого предусматривает ведение тру­довых книжек, оформляется приказом. Издание дополнительного при­каза о назначении такого работника ответственным за ведение трудо­вых книжек представляется излишним.

Приводим пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками (применяется в небольших организациях).



Работа с трудовыми книжками, как и с другими документами кадровой службы, начинается с момента их приема-передачи в связи со сменой работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия кадровой документации, в т. ч. трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.



Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их веде­ние, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, даже если в настоящий момент они не требуются для оформления впервые поступающих на работу. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил: "Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое коли­чество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее".

Учет бланков документов и движения трудовых книжек

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходова­нием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка согласно п. 41 Правил должны быть внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вклады­ша в нее. Эта книга ведется бухгалтерией (кассиром) по установленной в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 (приложение 2) форме, включающей 12 граф вместо ранее предусмотренных 13.

Нередко приходится слышать от работников кадровых служб, что спе­циалисты бухгалтерии, перегруженные своей работой, отказываются от учета и хранения бланков трудовых книжек и вкладышей в них, считая это функцией кадровиков. Следует подчеркнуть, что в п. 41 Правил прямо сказано, что приходно-расходную книгу по учету бланков ведет бухгалтерия организации. В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.



Следует обратить внимание на установленный Правилами (п. 42) порядок выдачи из бухгалтерии бланков трудовых книжек и вкладышей в них лицу, ответственному за их ведение. Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы.



По окончании каждого месяца в бухгалтерию должен представлять­ся отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них. с приложением приходного ордера кассы организации.



При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее рабо­тодатель в соответствии с п. 47 Правил взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение. Плата за оформ­ленные трудовые книжки и вкладыши в них не взимается при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрез­вычайных ситуаций (п. 34) и в случае неправильного первичного за­полнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п. 48).

Можно ли оформлять работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания платы?

Несмотря на то что такой порядок работы с трудовыми книжками не предусмотрен в постановлении Правительства РФ, его вполне можно практиковать, включив в правила внутреннего трудового распорядка организации.

Заполняемые кадровой службой трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, предъявляемые работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудо­вых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них



Согласно п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек и вкла­дышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков тру­довой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошну­рованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомне­ний, однако применение сургучной печати или пломб вызывает опре­деленные трудности и неудобства при ведении названных книг. Прак­тика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск печа­ти организации, что представляется вполне оправданным.

Трудовая книжка: что изменилось? Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Трудовая книжка: что изменилось? (часть вторая).

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу в соот­ветствии со ст. 65 ТК РФ является обязательным, за исключением jbx случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работода­телем, который обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Исключение из этого правила сделано только для работодателей - физических лиц, которые не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 309 ТК РФ).

Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу преду­смотрены две различные ситуации:

- у работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, за­регистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы;

- у работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо офор­мить.

Следует отметить, что на практике нередко встречается и другая ситуа­ция, не предусмотренная ТК РФ, когда поступающий на работу имел трудо­вую книжку, но не может предъявить ее из-за утраты. Такая книжка подле­жит восстановлению посредством оформления ее дубликата, и работодатели должны при этом оказать работнику содействие, особенно в случае ликви­дации организации, которая являлась предыдущим местом его работы.

При проверке предъявленной трудовой книжки могут быть выявлены такие типичные ошибки, как: неверно указанные в титульном листе ан­кетные данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения), от­сутствие на титульном листе оттиска печати, зачеркивания и исправле­ния в сведениях о работе и т. п. Необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке ошибок, которые могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа. Особого внима­ния требует титульный лист: для исправления допущенных здесь ошибок работнику, как правило, приходится обращаться в ту организацию, где была сделана ошибочная запись, а при ее ликвидации и отсутствии до­кументов в архиве вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу нередко может быть решен только в судебном порядке.

Оформление трудовой книжки впервые

Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготов­ления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила) оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присут­ствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой служ­бы из бухгалтерии организации в установленном порядке (п. 42 Правил).

До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Мин­фина России от 22.12.03 № 117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречают­ся случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить. Необходимо подчеркнуть, что в названном документе говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а не физических лиц (граждан). Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами до­ставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Из этого следует, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником утвержденным Порядком не предусмотрено и является прямым нарушением этого Порядка. Думается, что от­ветственность за такого рода нарушения должны нести прежде всего лица, занимающиеся продажей бланков трудовых книжек и вкладышей в них незаконными способами. Совершенно очевидно, что работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки тру­довых книжек, приобретенные гражданами незаконным путем.

Исправления, подчистки, зачеркивания в содержательной части трудовой книжки являются непредусмотренными способами исправления допущенных при заполнении трудовой книжки ошибок и требуют документального подтверждения в виде копий приказов по личному составу или архивных справок со ссылками на эти приказы.

В отличие от ранее действовавшей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях ( 1974 г .). когда при отсутствии у гражданина трудовой книжки требова­лось ''предъявить администрации справку о последнем занятии, выдан­ную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией...", в настоящее время никаких справок о периоде, пред­шествовавшем поступлению на работу, не требуется.

В то же время следует учитывать, что отсутствие у гражданина тру­довой книжки еще не говорит об отсутствии у него стажа работы, т. к. и работа по трудовому договору у работодателей - физических лиц, и работа по гражданско-правовым договорам (подряда, поручения) включается в страховой стаж (при условии отчисления страховых взно­сов) при условии ее подтверждения соответствующими договорами, ак­тами о выполнении работ, расчетными книжками, лицевыми счетами, ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об упла­те страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответству­ющими отделениями Пенсионного фонда.

Заполнение титульного листа

В титульном листе трудовой книжки в соответствии с п. 9 Правил отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество: дата рождения; образование; профессия, специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта - основного документа, удостоверяющего личность граждани­на РФ. Паспорт является обязательным документом для всех граждан РФ с 14-летнего возраста. При отсутствии у гражданина по каким-либо причинам паспорта может быть предъявлен иной документ, удостоверя­ющий личность, например: военный билет, заграничный паспорт, води­тельские права и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

После внесения в титульный лист фамилии, имени и отчества работни­ка (без сокращений и замены имени и отчества инициалами) необходимо проверить сделанные записи для выявления возможных ошибок. При их обнаружении не предусмотрено вносить исправления в титульный лист. Бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтоже­нию по соответствующему акту. Как уже было отмечено, наличие ошибок в титульном листе может иметь серьезные негативные последствия для работника в дальнейшем, поэтому, проставляя свою подпись в титульном листе трудовой книжки, работник должен предварительно внимательно прочитать внесенные в него записи.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы лишь те, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в бухгалтерии организации, что легко может проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих названных книгах.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся восемью арабски­ми цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры - для года), например: дата рождения — 09.04.1962.

Запись об уровне образования вносится только при наличии у работника документов, подтверждающих факт прохождения государствен­ной (итоговой) аттестации:

•- аттестата об основном общем образовании для выпускников IX класса или о среднем (полном) общем образовании для выпуск­ников XI ( XII ) классов;
•- диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профес­сиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также дип­лома о неполном высшем профессиональном образовании).
Поступающий на работу может иметь незаконченное образование соответствующего уровня, что должно быть подтверждено справкой образовательного учреждения или другим документом (например, за­четной книжкой или студенческим билетом).

На основании документов об образовании заполняется и следующая строка титульного листа - "Профессия, специальность". При заполне­нии этой строки нужно учитывать следующее:

- диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза "степени бакалавра" по определенному "направлению" его профессио­нальной подготовки, а не о "присвоении квалификации" по определен­ной "специальности", как это указано в дипломе специалиста;

- гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специально­сти (например, выпускнику школы), нередко вписывают в трудовую книж­ку наименование занимаемой им должности (рабочего места) или вы­полняемого вида работ (например, курьер), вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником про­фессионального образования с присвоением квалификации по соот­ветствующей специальности;

- многие практики не учитывают различие в терминах "специальность" и "квалификация", воспринимая их как одно и то же, отсюда - типич­ная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наиме­нования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпуск­нику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности "экономика и управление на предприятии (по отраслям)" записывают квалификацию "экономист"). Отметим, что описанная ошиб­ка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадро­вых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требо­вания Инструкции по заполнению трудовых книжек, т. к. записи должны производиться "без каких-либо сокращений" (п. 1.1), а наименование специальности требует для записи много места, которого явно недо­статочно в самом титульном листе. Думается, что государственным инс­пекторам труда при проверке правильности ведения трудовых книжек не­обходимо учитывать эту "нестыковку" между Инструкцией, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общерос­сийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст (ОКСО).

Дата заполнения трудовой книжки может не совпадать с датой нача­ла работы в организации (работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней). Следует отметить, что, несмотря на указание п. 1.1 Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для "даты заполнения" оставлена строка ("____"____________20___г.), явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.

В титульном листе предусмотрены две подписи: владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Однако последняя подпись должна быть проставлена "разборчиво", что не вполне соот­ветствует самому определению термина "подпись" как "собственноруч­ной росписи" (по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). В реальных трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание: "подпись - разборчиво" (ста­вят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее рас­шифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию). В связи с этим мож­но порекомендовать специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, при подписании титульного листа (п. 2.2 Инструкции) ставить не свою личную подпись, а писать свою фамилию разборчиво.

И Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впер­вые заполнялась трудовая книжка, или печатью кадровой служ­бы этой организации. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Пример заполнения титульного листа трудовой книжки



Внесение изменений в титульный лист

При необходимости замены фамилии, имени, отчества и даты рожде­ния одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается ® новая (выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при заме­не личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой "Исправленному верить", как это иногда делают неопытные работники кадровых служб.

Внесенные в титульный лист изменения обязательно должны быть подтверждены ссылками на соответствующие документы: паспорт, сви­детельство о рождении, свидетельство о заключении брака, свидетель­ство о расторжении брака и другие с указанием их серии, номера и даты. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадро­вой службы.

Пример внесения изменения в титульный лист трудовой книжки и пояснения на внутренней стороне обложки



В ныне действующей Инструкции по заполнению трудовых книжек иначе, чем раньше, решается вопрос об указании на измене­ние уровня образования. Если ранее здесь также зачеркивалась предыдущая информация, то теперь вносится дополнение без зачер­кивания уже внесенных записей (п. 2.4).

По-другому решается теперь и вопрос об отражении в титульном листе трудовой книжки информации о приобретении работ­ником новых профессий или специальностей. В трудовые книжки ста­рого образца эта информация вносилась только в момент первичного заполнения книжки. В настоящее время сведения о новой профессии или специальности должны дополнять ранее внесенные записи.

Пример внесения изменения в титульный лист трудовой книжки



В п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек не сказано о необходимости сделать ссылку на соответствующий документ, дополняя ранее внесенные в титульный лист сведения об образовании или профессии и специальности, но совершенно очевидно, что такая ссыл­ка необходима. Как и все другие ссылки, пояснение к дополнительной записи в строке "Профессия, специальность" должно располагаться на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Трудовая книжка: что изменилось? (часть вторая). Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Оформление дубликата трудовой книжки.

Нормативно-правовые акты, которыми следует руководствоваться

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлен следующими нормативно-правовыми актами:

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.10.2003 N 69;

- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Случаи, в которых выдается дубликат

Дубликат трудовой книжки выдается организацией по месту последней работы в следующих случаях:

- при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной (может быть выдан по желанию работника);

- при утере трудовой книжки работником;

- при утрате трудовой книжки должностными лицами организации;

- если трудовая книжка пришла в негодность (замазана, обгорела, изорвана и т.д.).

Процедура оформления дубликата

Рассмотрим подробнее, как оформляется дубликат трудовой книжки и какие документы необходимы для его оформления.

При наличии записи, признанной недействительной, или если трудовая книжка пришла в негодность.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной. Выдача дубликата трудовой книжки производится организацией по месту последней работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы делается надпись "Дубликат". На первой странице прежней трудовой книжки пишется "Взамен выдан дубликат", и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, где выдан дубликат.

Если лицо потеряло трудовую книжку

Работник, потерявший трудовую книжку, должен сообщить об этом работодателю по последнему месту работы. Тот, в свою очередь, обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи им заявления. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графу 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организаций, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения, а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающие стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются владельцу.

Кроме записи о работе в предпоследних организациях необходимо внести информацию и о работе и награждениях в организации, которая восстанавливает трудовую книжку.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Образец трудовой книжки смотрите в примере.

Пример.

Сведения о работе ТК N 8604301

┌──────┬───────────────┬───────────────────────┬─────────────────┐

│ N │ Дата │ Сведения о приеме на │ Наименование, │

│записи├─────┬─────┬───┤ работу, переводе на │ дата и номер │

│ │число│месяц│год│ другую постоянную │ документа, на │

│ │ │ │ │ работу, квалификации, │ основании │

│ │ │ │ │увольнении (с указанием│ которого │

│ │ │ │ │ причин и ссылкой на │ внесена │

│ │ │ │ │ статью, пункт закона) │ запись │

├──────┼─────┴─────┴───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

├──────┼─────┬─────┬───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │Общий трудовой стаж │ │

│ │ │ │ │до приема в Общество │ │

│ │ │ │ │с ограниченной │ │

│ │ │ │ │ответственностью │ │

│ │ │ │ │"Совместный │ │

│ │ │ │ │производственный │ │

│ │ │ │ │кооператив" составляет │ │

│ │ │ │ │5 лет 8 месяцев 18 дней│ │

├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 1 │ 24 │ 04 │ 99│Принят в Общество │Справка │

│ │ │ │ │с ограниченной │от 10.05.2006 N 6│

│ │ │ │ │ответственностью │ │

│ │ │ │ │"Прометей" в │ │

│ │ │ │ │административно - │ │

│ │ │ │ │хозяйственную часть │ │

│ │ │ │ │на должность инженера │ │

├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 2 │ 31 │ 07 │ 01│Переведен │Справка │

│ │ │ │ │в администрацию на │от 10.05.2006 N 6│

│ │ │ │ │должность заместителя │ │

│ │ │ │ │директора │ │

│ │ │ │ │по административно - │ │

│ │ │ │ │хозяйственной части │ │

├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 3 │ 01 │ 06 │ 03│Уволен по собственному │Справка │

│ │ │ │ │желанию (п. 3 ст. 77 │от 10.05.2006 N 6│

│ │ │ │ │Трудового кодекса │ │

│ │ │ │ │Российской Федерации) │ │

└──────┴─────┴─────┴───┴───────────────────────┴─────────────────┘

Сведения о работе ТК N 8604301

┌──────┬───────────────┬───────────────────────┬─────────────────┐

│ N │ Дата │ Сведения о приеме на │ Наименование, │

│записи├─────┬─────┬───┤ работу, переводе на │ дата и номер │

│ │число│месяц│год│ другую постоянную │ документа, на │

│ │ │ │ │ работу, квалификации, │ основании │

│ │ │ │ │увольнении (с указанием│ которого │

│ │ │ │ │ причин и ссылкой на │ внесена │

│ │ │ │ │ статью, пункт закона) │ запись │

├──────┼─────┴─────┴───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

├──────┼─────┬─────┬───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 4 │ 07 │ 06 │ 03│Принят в Общество │Справка │

│ │ │ │ │с ограниченной │от 11.05.2006 │

│ │ │ │ │ответственностью │N 10 │

│ │ │ │ │"Гемма" в │ │

│ │ │ │ │административно - │ │

│ │ │ │ │хозяйственный отдел на │ │

│ │ │ │ │должность заведующего │ │

│ │ │ │ │хозяйством │ │

├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 5 │ 18 │ 01 │ 05│Уволен по собственному │Справка │

│ │ │ │ │желанию (п. 3 ст. 77 │от 11.05.2006 │

│ │ │ │ │Трудового кодекса │N 10 │

│ │ │ │ │Российской Федерации) │ │

│ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 6 │ 12 │ 05 │ 06│Принят в Общество │Приказ │

│ │ │ │ │с ограниченной │от 12.05.2006 │

│ │ │ │ │ответственностью │N 17 │

│ │ │ │ │"Совместный" │ │

│ │ │ │ │производственный │ │

│ │ │ │ │кооператив" │ │

│ │ │ │ │в администрацию на │ │

│ │ │ │ │должность коммерческого│ │

│ │ │ │ │директора │ │

└──────┴─────┴─────┴───┴───────────────────────┴─────────────────┘

При массовой утрате работодателем трудовых книжек

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Может ли СЗВ-К быть основанием для оформления дубликата?

Может ли СЗВ-К быть основанием для оформления дубликата трудовой книжки?

С.Н.Королева

Дубликат трудовой книжки может быть выдан на основании надлежаще оформленных документов, имеющих юридическую силу. Попробуем разобраться, является ли СЗВ-К таким документом.

Согласно п. 59 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 21.10.2002 N 122п, страхователем (работодателем) подаются сведения в Пенсионный фонд для проведения конвертации пенсионных прав застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования по форме СЗВ-К. Документ заполняется страхователем на основании трудовой книжки и других документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа. Страхователи должны были представить форму СЗВ-К в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации с 01.08.2003 по 01.07.2004. Копии сведений о трудовом (страховом) стаже, представленные в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации страхователем, хранятся у страхователя в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности (п. 19 Порядка, утвержденного Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 01.10.2003 N 139п). СЗВ-К является надлежаще оформленным документом, имеющим юридическую силу. Поэтому оно может быть основанием для выписки дубликата трудовой книжки.

Оформление дубликата трудовой книжки. Это интересно? Поделитесь с друзьями! —→

[Adm]

Внесение в трудовую книжку записей путем проставления штампа не допускается.

Это разъяснили специалисты госинспекции труда по Амурской области.

Согласно пунктам 1.1 и 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) записи в трудовую книжку производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Не допускаются какие-либо сокращения, зачеркивания ранее внесенных неточных, неправильных или иных записей, признанных недействительными.