Общение с коллегами по электронной почте стало неотъемлемой частью нашей работы, поэтому составлять письма нужно правильно. Business Insider рассказал об ошибках сотрудников в деловой переписке.
1. Не отправляйте письма на неправильный электронный адрес
Казалось бы, что может быть очевиднее. Но, тем не менее, люди по-прежнему это делают. Всегда можно извиниться перед тем, кому отправили ненужное письмо, но легкий осадок все же останется.
Поэтому, прежде чем отправить письмо, пожалуйста, проверьте адрес и имя получателя в письме: «Добрый день, Людмила Петровна…». Проговорите имя вслух — это поможет сконцентрироваться и не ошибиться.
2. Не хороните лид
Хорошо известный термин среди журналистов, «похоронить лид» означает скрыть главную мысль глубоко в письме. Так глубоко, что ее трудно найти. Эта ошибка часто встречается в деловой переписке. Чтобы избежать этого, задайте внутренний вопрос: «Что я хочу сказать?». И очень быстро на него ответьте. Именно такое письмо — четкое, короткое и по существу — от вас ждут коллеги.
Пример:
«Я пишу, чтобы обсудить сотрудничество между нашими компаниями перед началом четвертого квартала».
Если вы не изложите главную мысль в начале письма, а будете долго и витиевато подходить к сути, то адресат просто не поймет, чего вы от него хотите. Будьте проще, избегайте ненужной демагогии в текстах.
3. Не используйте термины и сокращения, которые могут не понять другие люди
Это классический провал в деловой переписке. Деловой жаргон, понятный вам и коллегам, может вогнать в ступор партнеров, коллег из других отделов.
Пример:
«Давайте все встретимся в ЦО в комнате 200 в 6:30 вечера. Да, и не забудьте взять с собой задание, у нас „зеленый код“ после 5 часов».
О чем здесь идет речь? Посмотрите на список получателей вашего письма и спросите себя: все ли они знают, что такое ЦО? И все ли они осведомлены о «зеленом коде»? Если нет, то расшифруйте эти термины.
Пример:
«Давайте все встретимся в центральном офисе, в комнате 200 в 6:30 вечера. Да, и не забудьте задание, у нас „зеленый код“ после 5 часов. Для тех, кто может не знать, „зеленый код“ обозначает, что вам нужно быть во всеоружии на совещании».
Видите? Теперь намного лучше.
4. Не забывайте отвечать на электронные письма
Часто в суматохе дня мы быстро прочитываем чье-то письмо, мысленно на него отвечаем, но сам ответ забываем отправить. Это непозволительно. Вы должны отвечать на письма коллег. Ваш ответ может повлиять на рабочий процесс.
5. Огромные абзацы в письме
Запомните, в век «Твиттера» и «Фейсбука» никто не любит читать сообщения длиннее двух предложений. Поэтому длинные тексты в деловой переписке просматриваются мельком и не прочитываются. Разбивайте большие абзацы и делайте их удобными для чтения
rabota.ru
|
5 ошибок в деловой переписке. |
в том же Ворде!!
