Одним из основных документов, регламентирующих кадровую политику в организации любого юридического статуса является штатное расписание. В соответствии с данным документом проводится набор специалистов и руководителей всех уровней, определение их должностного оклада и остальных выплат (премии, доплаты), распределение персонала по отделам и отслеживание вакантных позиций.
Бланк и пример приказа об изменении в штатном расписании можно скачать ЗДЕСЬ.
Штатное расписание обычно утверждается на год. Предполагается, команда из какого количества специалистов и какого уровня может реализовать бизнес-план или запланированные на год задачи. На основе штатного расписания рассчитывается фонд заработной платы на отчетный период.
Организация является «живым организмом», и в течение года могут в ее структуре и системе произойти определенные подвижки, какие-то задачи будут реализованы раньше срока, другие потребуют дополнительных усилий и кадров, в третьих задачах, а значит и в специалистах, отпадет надобность.
Внимание!
Любое незапланированное движение кадров или изменение существенных условий труда должно быть отражено в штатном расписании.
На законодательном уровне нет ограничений по внесению изменений в «штатку», но любые изменения в штатной расстановке необходимо утверждать на уровне руководителя организации. Если изменения в организации происходят по поводу размера утвержденного фонда заработной платы и не меняют систему оплаты труда, не превышают его, достаточно вносить изменения с помощью приказов по личному составу.
Кто подготавливает приказ?
Инициатором внесения изменений в штатное расписание может быть любой сотрудник организации. Если он обосновывает и убедительно доказывает свою позицию, руководитель может согласиться пересмотреть штатное расписание или временно внести изменения. Чаще всего руководители структурных подразделений сталкиваются с такой необходимостью как внесение новой должности, изменение должностей или их сокращение.
Распоряжение на внесение изменений в документ поступает от руководителя организации или уполномоченного должностного лица. Составляет приказ специалист, на которого возложена данная обязанность.
Это должно быть отражено в должностной инструкции или трудовом договоре в разделе «функциональные обязанности» или в специальном приказе о назначении ответственного за составление штатного расписания.
Традиционно курирует данную работу отдел кадров или планово-экономический отдел. В настоящее время данная работа входит в обязанности отдела по управлению персоналом или человеческими ресурсами.
Специалист по персоналу создает документ, который согласовывается с руководителями следующих структурных подразделений:
- отдела по работе с персоналом;
- бухгалтерии;
- отделом юридической службы.
После согласования документ подается на утверждение руководителю. С ним также должен ознакомиться начальник отдела, в котором произвели изменения.
В каких ситуациях бывает нужно внести изменение в расписание?
Внесение изменений в штатное расписание проводится:
- в связи с увеличением или сокращением штата;
- если временно или постоянно вводится новая должность;
- если эта должность перебрасывается из одного подразделения в другое;
- в связи с изменением (повышением или понижением) окладов.
Необходимо учитывать, что приказ вводит изменения в рамках действующего штатного расписания на основе утвержденного фонда заработной платы.
В документе надо указать, за счет каких средств будут начислять заработную плату по новой должности. Это возможно при наличии вакантных должностей или сокращении одной из должностей.
Например, необходимо ввести дополнительно штатную единицу водителя. В штатном расписании утверждено 4 ставки водителя, необходимо для потребностей компании ввести 5-ю ставку. Руководитель организации дает задание руководителю отдела по управлению человеческими ресурсами разработать предложение, как это можно сделать в рамках действующего штатного расписания.
В утвержденном штатном расписании есть вакантная должность слесаря 4 разряда, должностной оклад которого соответствует вновь вводимой должности водителя.
Специалист по работе с персоналом разрабатывает проект приказа примерно следующего содержания:
«В связи с производственной необходимостью, приказываю:
1. Ввести в штатное расписание должность водителя в транспортный отдел с заработной платой соответствующей должности слесаря 2 разряда.
2. Бухгалтерии начисление заработной платы производить за счет вакантной должности слесаря 2 разряда производственно-технического отдела.»
В другом случае проводится сокращение должности в одном отделе и вводится новая должность в том же или другом подразделении. Если должности равноправные, то заработная плата с одной перебрасывается на другую, на фонд оплаты труда в целом это не влияет, поэтому достаточно ввести изменения приказом.
Внесение изменений в документы сотрудников
В том случае, если изменения, внесенные в штатное расписание, затрагивают работающего в организации сотрудника, необходимо подписать с ним дополнительное соглашение. В нем необходимо указать, какие существенные условия труда поменялись у работника или какая ему поручается дополнительная работа.
Например, ввели в штатное расписание должность специалиста по риск-менеджменту за счет вакантной должности бухгалтера и решили поручить экономисту финансово-экономического отдела выполнять работу по данной должности в порядке совмещения.
Необходимо подготовить следующие документы:
- Дополнительное соглашение о поручении, в котором указать размер доплаты — 30 или 50 % должностного оклада по совмещаемой должности.
- Приказ на данного сотрудника на совмещение.
Дополнительное соглашение и копия приказа подшивается в личное дело работника. Запись в трудовую книжку не производится.
В том случае, если работника берут на новую должность на условиях внутреннего совместительства, с ним подписывают отдельный трудовой договор, в котором указывают все условия:
- должность, подразделение;
- на какой срок; условия совместительства;
- размер оклада;
- другие условия.
Издается приказ о приеме на работу по совместительству. Запись в трудовую книжку производится по желанию работка.
В третьем случае, если должность сокращается, а работника переводят на другую, вновь вводимую, подготавливают следующие документы:
- Уведомление о том, что должность сокращается, а работнику предлагают другое место работы. Его вручают работнику за два месяца.
- В случае согласия подписывается дополнительное соглашение о переводе на другую должность и приказ на перевод.
- В случае несогласия — приказ на увольнение в связи с сокращением штатной единицы согласно статьи 180 ТК РФ с выплатой выходного пособия и компенсации.
Копии персональных приказов всегда подшиваются в личные дела работников. Запись о переводе или увольнении по данной статье обязательно производится в трудовую книжку.
Бланк и пример приказа об изменении в штатном расписании можно скачать ЗДЕСЬ.
|
Образец приказа об изменении штатного расписания в 2019 году. |
